В любой деловой обстановке встречи неизбежны. Чаще всего люди обязаны посещать эти собрания, с ужасом смотреть на них. Может быть, это потому, что они работают слишком долго, потому что нет явной причины для проведения встречи, или, возможно, ничто никогда не решается этими встречами. Они явно не соответствуют пяти P эффективных встреч: цель, продукт, участники, возможные проблемы и процесс.
Цель
Цель встречи определяется как причина, по которой встреча должна быть проведена, повестка дня или ключевые цели, которые должны быть обсуждены участниками. Если нет вопросов для обсуждения, то нет причин созывать собрание. Встречи без четкой цели - пустая трата времени каждого.
Товар
Продукт встречи описывает желаемый результат, который должен быть достигнут, когда все сказано и сделано. Это не только желаемый результат встречи, но и желаемые результаты любых будущих проектов компании и товаров, которые обсуждаются во время встречи. Предварительная информация о продукте встречи позволяет следить за ходом встречи, не дает разговорам переходить к темам, которые не соответствуют цели встречи.
участники
Участники собрания включают в себя только тех людей, которые должны быть вовлечены, люди, чьи взгляды или рабочие места напрямую влияют на цель и продукт встречи. Например, медицинский персонал больницы не будет участвовать в совещании, посвященном компьютерным системам больницы. Тем не менее, медсестры и врачи будут участвовать в совещаниях, посвященных вопросам здоровья и заболеваний, или в совещаниях, которые помогут им получить подразделения непрерывного образования (CEU), необходимые для поддержания их лицензий в актуальном состоянии.
Возможные проблемы
Возможные проблемы - это проблемы, которые могут возникнуть среди участников, проблемы, которые они видят с текущим состоянием пунктов повестки дня, или любые проблемы, которые они предвидят с потенциальными решениями, поднятыми во время встречи. Возможные проблемы также включают обнаружение любых ошибок, которые могли не быть замечены во время подготовки к встрече. Например, кто-то дает представление о возможных решениях проблем, перечисленных в повестке дня. Кто-то на собрании может заметить, что один или два факта отсутствуют, и что эти факты могут оказать глубокое влияние на исход встречи или ее решение. Проблемы могут быть связаны со стоимостью проекта или временем, затрачиваемым на завершение проекта.
Процесс
Процесс встречи включает в себя шаги, необходимые для поддержания встречи на правильном пути и достижения цели встречи. Это может также включать создание плана для достижения будущих проектов и товаров, чтобы держать их на пути к завершению. Предварительное перечисление процесса в пошаговом режиме позволяет всем участникам убедиться, что они достигают цели и результата встречи, проекта или мерчендайзинга. Это средство следить за ходом встречи.
