Профессионалам полезно хорошо разбираться в деловой письменности, особенно если они занимают административную должность. Когда ваш начальник просит вас написать что-то в деловой форме, например записку, вам необходимо знать, как это сделать. В противном случае вы не окажете желаемого воздействия на получателей. Вы можете избежать этого сценария, зная, как написать заметку в стандартном бизнес-формате.
Создать памятку, которая включает в себя все разделы стандартов, в том числе заголовок, цель, обсуждение и закрытие, советует Hodu.com. Резюме является необязательным разделом.
Установите заголовок для вашей заметки. Все заметки будут иметь стандартный заголовок, который будет содержать четыре строки с пометкой «Кому», «От», «Дата» и «Тема».
Заполните заголовок вашей заметки. После «Кому» введите, кому рассылается письмо, например, конкретному человеку, группе людей или отделу. После «От» укажите либо свое имя, либо имя человека, для которого вы пишете письмо, например, ваш начальник. Введите дату распространения после слова «Дата». В строке «Тема» включите несколько слов, которые суммируют назначение заметки.
Введите краткий параграф, который объясняет цель записки в нескольких предложениях. Записка может быть для информативных причин, чтобы объяснить проблему или запросить определенное действие от получателей.
Обсудите цель меморандума подробно в следующих нескольких параграфах. Не давайте ненужной информации и не повторяйте себя, а предоставьте достаточно информации, чтобы все получатели поняли причину напоминания и его важность.
Напишите действие, если оно есть, которое должно быть выполнено получателями в заключительном абзаце. Объясните, что нужно сделать и как это сделать.
Добавьте итоговый раздел в конец заметки, если он длиннее одной страницы или содержит очень подробную и сложную информацию. Это поможет уточнить цель вашей заметки и даст получателям справку, на которую нужно оглянуться, без необходимости повторного чтения всей заметки. Включите все ваши ключевые моменты, а также любые действия, которые необходимо предпринять, в сводный раздел.
