Будь то встреча с клиентами для представления предложения или проведение рабочего обеда с персоналом, отправка приглашения по электронной почте может быть быстрым и эффективным способом координации мероприятия.
Рассмотрите свою аудиторию. Тон вашего электронного письма должен быть адаптирован к тому, кого вы приглашаете на обеденное собрание. Случайный тон отлично работает, если вы встречаетесь с персоналом на обеде, и вы будете тратить время на обсуждение стратегий и мозговой штурм. Если цель собрания более серьезная, вам необходимо указать это в своей переписке с приглашенными сотрудниками. Если обеденное собрание проводится с клиентами, вам может понадобиться более формальный тон, в зависимости от ваших рабочих отношений с ними.
Найдите ресторан, который сможет вместить вашу группу. В зависимости от количества приглашенных, вы можете искать объект, в котором есть отдельная комната. При планировании обеденной встречи с клиентами, это может помочь найти кафе, которое будет менее беспокойным, где разговор не будет напряженным из-за шума.
Решите, кого пригласить на обеденное собрание, и просмотрите календарь офиса, чтобы определить, все ли стороны будут доступны в указанную дату. На встречах с сотрудниками, позвоните по телефону и спросите, будут ли выбранные приглашенные доступны в этот день, а затем попросите их оставить его открытым, пока планы завершаются.
Позвоните в выбранный ресторан и создайте предварительное бронирование. Сообщите им, что вам может потребоваться скорректировать количество посетителей ближе к этой дате. Если вы обнаружите, что у вас будет несколько больше посещений, чем первоначально планировалось, обязательно уведомите ресторан как можно скорее, чтобы персонал смог удовлетворить ваши потребности.
Составьте свою электронную почту, включая адреса электронной почты каждого человека, которого вы хотите пригласить. Используйте строку темы, чтобы указать причину письма. Включите такие слова, как «Важные» или «Отметьте свои календари», а также укажите дату и причину. Например, ваша тема может гласить: «Важное замечание: Требуется рабочий обед на 2/18/09-RSVP». Конечно, для обеда с клиентом вам нужно будет уточнить сюжетную линию и включить ее в запрос, а не в запрос.
Используйте текст письма, чтобы объяснить необходимость обеденного совещания и то, что вы хотели бы, чтобы участники принесли или поделились им во время совещания. В зависимости от того, насколько сложно определить людей, вы можете потребовать, чтобы они RSVP, чтобы вы могли завершить подсчет бронирования в ресторане.Если вы настраиваете ланч для клиента, вы можете запросить ланч-встречу и указать, какие вопросы вы хотели бы обсудить с ними.
подсказки
-
Ваш подход должен основываться на рабочей атмосфере вашей компании, от повседневной до формальной. Отправьте копию административному персоналу, чтобы можно было обновить офисный календарь.
