Когда вы слышите, как бухгалтер говорит о дебетах и кредитах, они обычно не говорят о дебетовой или кредитной карте из своего местного банка. Счета и кредиты в смысле бухгалтерского учета означают нечто иное. Они служат средством записи бухгалтерских транзакций, и эти записи составляют основу так называемого двойного учета.
Двойной учет впервые был использован в 1400-х годах, и итальянский математик по имени Лука Пачоли написал и опубликовал книгу по этому вопросу в 1494 году. Книга была проиллюстрирована его другом Леонардо Да Винчи и описала систему учета, охватывая такие темы, как бухгалтерский учет журналы, отчет о прибылях и убытках, бухгалтерский баланс, учет с двойной записью и многие другие концепции, которые легли в основу систем бухгалтерского учета, используемых до сих пор.
Хотя многие в этой области считают Пачоли «отцом учета», некоторая форма его системы двойной записи использовалась в течение многих лет до публикации книги Пачоли, хотя никто не знает, как и когда эта система учета впервые появилась.
Что такое дебет и кредит?
Система учета бизнес-операций, также называемая бухгалтерским учетом, работает на основе того, что каждая новая транзакция, которую совершает бизнес, вызывает два разных изменения в финансовом состоянии компании. Бухгалтеры используют дебеты и кредиты для записи транзакций на две или более учетные записи, используя определенный набор правил дебета и кредита.
Вне мира бухгалтерского учета слово «кредит» обычно имеет положительный оттенок, например, дополнительная кредитная работа или получение кредита за тяжелые попытки. Однако для бухгалтеров единственное, что представляют дебет и кредит, - это левая и правая стороны счета T, которые используются следующими способами.
При создании и вводе бухгалтерской транзакции вы можете использовать дебеты и кредиты, чтобы определить, как доллары, приходящие в компанию или выходящие из нее, влияют на соответствующие счета. Вы можете ввести их в программную систему учета, вводя данные в журнал учета, известный как создание записи в журнале. Система бухгалтерского учета будет настроена для публикации этих записей журнала в основной бухгалтерской записи компании, называемой главной книгой.
Вероятно, вы увидите дебет и кредит, сокращенно обозначенные как dr и cr. Кажется, что нет единого объяснения происхождения этих сокращений, но некоторые полагают, что они означают дебетовую и кредитную записи. Другие возвращаются к историческому учету и говорят, что они означают латинские слова debere ad credere.
Кредит означает запись транзакции, сделанную с правой стороны записи счета в два столбца, а дебет означает запись транзакции, выполненную с левой стороны. Эти учетные записи, называемые «Т-счетами», получили свое имя, потому что бухгалтер рисует Т-образные фигуры на бумаге и размещает имена используемых учетных записей вверху, например «наличные» на одной Т и «канцелярские принадлежности» на другой.
Левая сторона каждого счета Т всегда используется для дебетовых записей, а правая сторона Т всегда используется для записей кредита. T-счета часто используются в качестве основного учебного инструмента, чтобы помочь студентам понять, как работает двойной учет. Счета T позволяют вам записать на бумаге, как каждая сторона транзакции записывается в различные счета главной книги. Этот метод не работает для однократного учета.
Эти T-счета представляют собой графический способ представления учетной записи в Главной книге, которая является основной записью хранения для всех учетных операций компании. Многие бухгалтеры выписывают бухгалтерские записи на бумаге, используя диаграммы T-счета, как способ перепроверить транзакцию и убедиться, что дебеты и кредиты равны нулю, и сохранить баланс бухгалтерского уравнения.
Сложная учетная транзакция может потребовать записи, записанные на несколько разных учетных записей, что требует использования нескольких рукописных Т-счетов для записи и проверки транзакции.Опять же, это служит эффективным способом проверки того, что все дебеты и кредиты транзакции сбалансированы до нуля и что транзакция не содержит ошибок перед вводом записей в общую бухгалтерскую книгу системы учета.
Для обычной ежедневной бухгалтерской работы бухгалтер должен был бы создавать записи журнала непосредственно в бухгалтерском программном обеспечении, а не использовать T учетных записей.
Что такое кредитный баланс?
Кредитный баланс относится к долларовому балансу на определенном счете, но не все так просто. Когда компания устанавливает свою главную книгу, она создает план счетов. Это список каждой учетной записи, которую компания использует для записи финансовых транзакций, и данные с этих счетов в конечном итоге попадают в финансовую отчетность компании.
Каждый счет имеет «нормальный» баланс; другими словами, он обычно содержит дебетовое или кредитное сальдо. Например, торговый счет обычно содержит положительное сальдо, которое будет представлять собой кредитный баланс. Чтобы увеличить эту учетную запись, вы должны сделать запись в кредит. Если на вашем торговом счете имеется дебетовое или отрицательное сальдо, это будет важным красным сигналом для расследования. Некоторые учетные записи ведут себя противоположно, и кредитный баланс может быть отрицательным, например, запись в кредит на денежном счете уменьшает остаток на денежном счете.
Все счета, как дебетовые, так и кредитные, придерживаются принципа, называемого уравнением бухгалтерского учета:
Уравнение бухгалтерского учета: активы = пассивы + собственный капитал
Это фундаментальное уравнение лежит в основе всей системы учета двойной записи, и когда запись влияет на счет актива, она также должна влиять либо на счет обязательства, либо на счет собственного капитала собственников, чтобы поддерживать баланс в равновесии. Дебетовая и кредитная система двойного входа - это механизм, который помогает поддерживать равновесие.
Счета с обычным кредитным балансом увеличиваются при внесении кредита. Доходы, поступающие в компанию, или доходы, такие как прибыль от продажи активов, таких как бывшее в употреблении оборудование, проданное фирмой, являются отчетами о прибылях и убытках, и они учитываются как увеличение с использованием записи в кредит. На балансе запись о кредите увеличит пассивы и счета собственных средств владельцев.
Что такое дебетовый баланс?
Счета с обычным дебетовым балансом включают активы в балансе и счета расходов в отчете о прибылях и убытках. Это означает, что дебетовая запись увеличивает баланс этих счетов. Счета расходов включают расходы на заработную плату, процентные расходы, расходы на материалы и другие расходы, связанные с офисом.
Не всегда легко держать дебеты и кредиты прямыми, но вы можете думать о списании средств со счета каждый раз, когда у вас возникают расходы.
Является ли дебетовый баланс положительным или отрицательным?
Быстрый ответ, это зависит. Обычный баланс для счета актива - это дебетовое сальдо, а также положительная сумма. Например, денежный счет в балансе имеет нормальное положительное дебетовое сальдо, если у компании есть наличные в банке.
С другой стороны, когда вы учитываете счета расходов в отчете о прибылях и убытках, эти счета также имеют нормальное дебетовое сальдо, но вместо этого оно представляет отрицательное число или деньги, выплаченные фирмой.
Что значит кредитовать сумму?
Когда вы зачисляете сумму, вы делаете запись на счет в форме кредита, а не дебет. Если вы зачислите счет на счет пассивов, вы увеличите его баланс. Например, если вы зачислили 100 долларов США на кредиторскую задолженность из-за того, что вы предоставили кредит клиенту, вы увеличили остаток средств на своей счету к оплате. В отчете о прибылях и убытках, если вы зачислили на свой счет выручки от продаж, вы также увеличили его, так как на счету продаж имеется обычный кредитный баланс, а записи в кредитах увеличивают его.
Если вы ввели кредитную запись на счет с нормальным дебетовым балансом, который включает счета активов на балансе и счета расходов в отчете о прибылях и убытках, это означает, что вы уменьшаете остаток на счете. Например, скажем, вы заплатили 50 долларов наличными, чтобы купить расходные материалы. Вы можете уменьшить денежный счет, сделав запись в кредит, поскольку наличные деньги являются обычным дебетовым счетом.
Что такое контрасчет?
Контра счета - это счета главной книги, которые работают в противоположность обычным дебетовым и кредитным счетам. Например, счет контра-актива имеет нормальное кредитовое сальдо, а на счете обычного актива - нормальное дебетовое сальдо. Контра-счета работают для компенсации обычных счетов, и они позволяют исходному балансу находиться в учетных записях, а также сообщать о взаимозачетах.
Например, счет дебиторской задолженности имеет контрсчет, называемый «резерв на сомнительные счета». Остаток на счете дебиторской задолженности представляет собой счета клиентов, которые были выставлены, но еще не оплачены. Резерв по сомнительным счетам представляет собой сумму, за которую компания считает, что она никогда не увидит платеж. Эта сумма часто составляет небольшой процент от общего баланса дебиторской задолженности.
Скажем, счет дебиторской задолженности имеет обычный дебетовый баланс в размере 30 000 долларов США. Резерв по сомнительным счетам имеет обычный кредитный баланс в размере 2000 долларов США. Эти два счета взаимно компенсируют друг друга, и у вас остается дебиторская задолженность в размере 28 000 долларов США. Использование этих двух учетных записей позволяет вам по-прежнему сообщать об исходных суммах дебиторской задолженности и иметь возможность показать, что она компенсируется суммой в 2000 долларов, которую, как вы знаете, вы вряд ли получите, давая вам сумму, которая превратится в наличные.
Существуют и другие контра-счета, и у них всегда есть партнер. Например, накопленная амортизация является счетом противоположных активов и привязана к счету основных средств и оборудования. Счет продаж имеет счет противоположной выручки, называемый доходами и надбавками.
Использование пробного баланса
Бухгалтеры собирают отчет, называемый пробным балансом, при использовании системы учета с двумя записями, чтобы проверить, что все записи были сделаны правильно. В пробном балансе перечислены все учетные записи в главной книге компании и баланс каждой учетной записи. При использовании двойной записи, вы должны сделать дебетовую запись, чтобы компенсировать каждую кредитную запись, и наоборот. Если вы получаете наличные деньги за продажу товаров, вы увеличиваете счет продаж с помощью кредитной записи, а также увеличиваете свой денежный счет с помощью кредитной записи. Все дебеты и кредиты должны напрямую компенсировать друг друга.
Когда вы просматриваете отчет пробного баланса, все записи должны компенсировать друг друга, чтобы в отчете был нулевой баланс. Если пробный баланс имеет какую-либо другую сумму, была сделана неправильная или неполная запись, и она должна быть исправлена.
Некоторые ошибки могут быть не обнаружены, если посмотреть на пробный баланс, например, если дебеты и кредиты компенсируют друг друга, но были зачислены на неправильные счета. Если вы вообще не введете транзакцию, вы не увидите эту ошибку, посмотрев на пробный баланс. Кроме того, если были допущены разные ошибки при дебете и кредите, и они просто численно компенсируют друг друга, они не будут обнаружены в пробном балансе.
