Письмо для деловой аудитории - это не то же самое, что написать письмо другу. Цель письма иная - обычно вы будете передавать конкретную информацию или просить кого-то выполнить определенное действие - и есть определенные ожидания в отношении форматирования и стиля. Часто деловое письмо будет первым впечатлением, которое вы производите на кого-то, поэтому важно правильно его понять.
Что такое деловое письмо?
Деловое письмо - это любое письмо, которое организация отправляет другой организации, или переписка между организацией и ее клиентами, поставщиками и другими сторонами. Письмо, которое вы пишете как часть вашей работы, будет квалифицироваться как деловое письмо, но любое письмо, которое вы отправляете бизнесу, организации, общественной группе или частному лицу в профессиональном контексте, также попадает в эту категорию. Основной тест состоит из содержания: будет ли ваш получатель заинтересован в том, что вы пишете, поскольку это влияет на его трудовую жизнь? Если это так, то ваше письмо будет квалифицировано как деловое письмо.
Почему вам нужно написать деловое письмо
Компании пишут клиентам, клиентам, поставщикам и заинтересованным сторонам, чтобы передать важную информацию. Например, они могут заказывать товары у производителя, информировать клиента о статусе своего заказа, описывать существенные изменения в положениях и условиях компании, выявлять возникшую проблему или передавать гудвилл. Многие деловые письма будут содержать призыв к действию, то есть письмо будет запрашивать конкретную информацию или ответ от получателя.
Люди выбирают формат делового письма, когда необходимо написать ясное и профессиональное письмо. Примерами могут служить заявление о приеме на работу, сопроводительное письмо с резюме, письмо с жалобой, заявление об отставке, рекомендательное письмо, принятие или отклонение официального обязательства или запрос информации у бизнеса. Общим для этих писем является ожидание того, что вы будете краткими и конкретными, а не креативными или вызывающими воспоминания в своем стиле письма.
Форматы для делового письма
Компании в США используют один из четырех распространенных форматов писем, которые перечислены ниже. Из них стиль блока является самым популярным.
Формат блочного письма: В стиле печатной буквы весь текст выровнен с левым полем. Вы будете структурировать письмо так, чтобы текст строки был с одинарным интервалом, а абзацы с двойным интервалом. Поля, как правило, имеют стандартную однодюймовую настройку, хотя некоторые компании варьируют ее в зависимости от стиля своего дома.
Полублочный формат письма: Полублок идентичен формату блока, за исключением того, что первая строка каждого абзаца имеет отступ.
Альтернативный формат печатной буквы: Этот формат точно соответствует формату блока, за исключением того, что дата, бесплатное закрытие («искренне») и имя, заголовок и подпись автора отображаются в правой части страницы. Если вы не используете фирменный бланк, обратный адрес автора также будет отображаться справа.
Упрощенный формат письмаДругой вариант формата блока, упрощенный стиль, пропускает вступительное приветствие («Уважаемый мистер Смит»). Выберите этот формат, если у вас нет имени получателя.
Как обратиться к получателям в деловом письме
Направление делового письма одному получателю относительно просто. Просто напишите имя и адрес получателя во внутреннем блоке адресов в левой части страницы. Откройте ваше письмо с приветствием: «Уважаемый г-н / миссис / мисс. Фамилия:» или «Уважаемый сэр / мадам:» Обратите внимание на двоеточие в конце приветствия - только личное письмо использует запятую здесь; деловое письмо всегда использует двоеточие.
Можно написать имя человека, если вы поддерживаете имя получателя, например, вы встречались несколько раз и хорошо знаете этого человека. В этом случае ваше приветствие будет звучать так: «Дорогой Джозеф:« Однако не сразу добивайся имени; это считается грубым.
Чтобы адресовать нескольким получателям одно и то же письмо, выберите один из следующих вариантов:
Где получатели работают в одном месте: Введите заголовок, имя и (необязательно) должность каждого получателя, а затем один адрес компании во внутреннем блоке адресов. Для приветствия перечислите имена каждого получателя в том же порядке, в котором они указаны в адресе.
Пример:
Г-жа София Проктор, генеральный директор Г-н Мартын Бирн, директор по продажам Доктор Риган Колсон, менеджер по маркетингу ABC Limited Городская улица Таунсвилл, Кентукки 395494
Уважаемые мисс Проктор, мистер Бирн и д-р Коулсон!
Где получатели работают по разным адресамКаждый получатель должен получить свое собственное письмо, поэтому вам необходимо подготовить несколько копий одного и того же сообщения. Используйте аннотацию копии после закрытия - "cc:" - чтобы перечислить имена других получателей. Аннотация позволяет каждому получателю знать, кто другие получатели.
Пример:
Г-жа София Проктор, генеральный директор ABC Limited Городская улица Таунсвилл, Кентукки 395494 Уважаемая г-жа Проктор! Тело письма С уважением, Джейн Доу Копия: г-н Мартын Бирн, директор по продажам, д-р Риган Колсон, менеджер по маркетингу
Когда много получателей: Когда вы пишете многим получателям, таким как члены совета директоров, уместно написать одно письмо и адресовать его группе в целом. Приветствие также должно ссылаться на группу людей, например, «Уважаемый отдел продаж» или «Уважаемая команда связи сообщества». Используйте блок рассылки в конце письма, чтобы перечислить отдельных членов группы, которые должны прочитать письмо.
Пример:
Совет директоров ABC Limited Городская улица Таунсвилл, Кентукки 395494 Уважаемые члены Правления! Тело письма С уважением, Джейн Доу Распределение: Г-жа София Проктор Мистер Мартын Бирн Доктор Риган Колсон Миссис Элизабет Мехия Профессор Зейн Варгас Г-н Коэн Андерсен
Различные части делового письма
Независимо от того, используете ли вы блочный формат или другой стиль, ваше деловое письмо должно содержать следующие разделы:
Бланк или обратный адресКомпании обычно используют печатную бумагу со специально разработанным логотипом или фирменным бланком в верхней части листа. На фирменном бланке указан адрес и контактные данные организации. Если вы не используете фирменный бланк, напишите свое имя и адрес в верхнем левом углу письма. Допустимо, но не обязательно, указывать свой номер телефона и адрес электронной почты, если это будет полезно для получателя.
Дата: Напишите дату в формате месяц-день-год сразу под обратным адресом. Поскольку в других странах используется формат день-месяц-год, избегайте путаницы, расшифровывая дату в виде слова, а не числовой формы - «28 июня 2018 года».
Внутренний адрес: Введите имя получателя, название компании, адрес и почтовый индекс. При необходимости укажите название должности. Всегда выравнивайте внутренний адрес с левым полем при использовании стандартных деловых бланков. Это означает, что адрес будет отображаться в окне конверта при сложении в три секции.
приветствие: Не забудьте использовать двоеточие после приветствия, как описано выше.
Сюжетная линияДобавление необязательной строки темы помогает получателю быстро понять, о чем идет речь. Вот пример:
Уважаемый мистер Филлипс!
Запрос на пакет заявления о приеме на работу
тело: Это где резина встречается с дорогой. Начните с краткого изложения, которое описывает, почему вы пишете, после чего следует серия абзацев, в которых излагается проблема. Держите письмо кратким. Для большинства деловых писем идеально подходят два-пять абзацев.
Бесплатное закрытие: У вас есть различные варианты округления делового письма. Вот некоторые примеры:
- С уважением,
- С уважением,
- Искренне Ваш,
- С уважением,
- Сердечно,
- С наилучшими пожеланиями,
Подпись: Напечатайте свое имя и должность, оставляя пробел между напечатанным именем и дополнительным закрытием. Вы подпишете свое имя в этом месте.
Корпуса и копии: Включите копию: если вы отправляете копии письма кому-либо еще. Если к письму приложены какие-либо документы, напишите «Приложение» или «Encl». под блоком подписи.
Как написать текст делового письма
Какой бы ни была цель вашего делового письма, важно, чтобы текст письма был ясным и лаконичным. Поймите, что ваш получатель занят и, вероятно, просматривает его. Структурируйте ваше письмо в логических абзацах - одна идея на абзац - чтобы получатель мог быстро добраться до сути.
Краткий означает тупой, однако; Вы должны стремиться к дипломатическому и профессиональному тону. Рассмотрим два примера:
После тщательного рассмотрения я решил принять должность в другой компании. Я собираюсь работать в компании ABC.
Вторая версия краткая, но она слишком прямая и излишне резкая по звучанию. Это может обидеть читателя. Первый пример, хотя и менее лаконичный, но более уважительный.
После того, как вы изложили свои мысли в теле письма, закончите призывом к действию, коротким заявлением, описывающим то, что вы хотели бы, чтобы произошло сейчас. Помните, ваш читатель занят. Не позволяйте ей гадать, что ей делать дальше. Вот некоторые примеры:
Если вы согласны с этим предложением, просьба ответить до 31 мая. Если вам нужна контактная информация для людей, которые успешно воспользовались услугами XYZ, напишите мне на [email protected].
Варианты для голоса и языка
Язык деловых писем варьируется от спокойного разговорного стиля до гиперформального технического стиля, встречающегося в юридической переписке. Наиболее эффективные деловые письма обеспечивают баланс между этими двумя крайностями. Хотя деловые письма со временем стали менее формальными, слишком случайное письмо может показаться непрофессиональным и неискренним. С другой стороны, чрезмерно формальное письмо может оттолкнуть читателей, которые могут не понимать ваш отраслевой язык, терминологию и фразы. Как и во всех письмах, вы должны соответствовать тону аудитории. Это дает вам большую свободу действий относительно стиля, который вы выбираете.
Если вы не работаете в особенно формальной отрасли, такой как банковский сектор, вы должны стремиться использовать повседневные слова вместо их формального эквивалента - «начало» вместо «начать», «конец» вместо «прекратить» и «попробовать» вместо «стремиться». Упрощение может показаться противоречивым, поскольку большинство людей связывают профессиональный словарный запас с более длинными и более сложными словами. Однако ясность является ключевой. Гораздо важнее, чтобы ваш получатель понял ваше письмо с минимальными усилиями с его стороны, чем для того, чтобы вы продемонстрировали свой впечатляющий словарный запас.
Избегайте таких сокращений, как «Я», «Не могу» и «Не сделал», если только они не являются характерной чертой стиля дома вашей компании. Некоторые компании предпочитают использовать более неформальный голос, когда пишут потребителям, чтобы начать разговор; другие вместо этого будут звучать формально. Согласованность является ключевым. Если вы предпочитаете один стиль написания другому, не забудьте сообщить о своем выборе стиля в рамках всей организации и убедитесь, что все следуют одному и тому же руководству по стилю.
Пример делового письма
Собираем все вместе, вот пример короткого делового письма в блочном формате:
Мистер Курт О'Раян ABC Limited Городская улица Таунсвилл, Кентукки 395494 11 января 2018 г. Уважаемый мистер О'Раян! Пишу еще раз, чтобы поблагодарить вас за активную поддержку в нашей информационно-пропагандистской программе Townsville "Grow Wild". Ваши отзывы, ваша конструктивная критика и ваш ценный опыт внесли значительный вклад в успешную реализацию этого проекта. Теперь мы получили полное финансирование для нашего последующего проекта, который временно называется «Природа на вашем пороге». Мы будем рады, если вы согласитесь продолжить сотрудничество в этом проекте. Мы, безусловно, могли бы использовать вашу проницательность и опыт. Я прилагаю небольшую брошюру, которая описывает предложение для вашего прочтения. Я хотел бы встретиться с вами, чтобы обсудить наши дальнейшие действия, и на следующей неделе позвоню в ваш офис, чтобы назначить встречу. Заранее благодарю за внимание. Искренне Ваш, Джейн Доу Encl:
