Если у вас есть недовольство потребителя продуктом или услугой, которые не оправдали ваших ожиданий, один из лучших способов обеспечить серьезное отношение к вашей проблеме - это написать письмо с жалобой. Несмотря на то, что может быть трудно определить лучший способ подать жалобу, существует несколько различных стратегий, которые вы можете использовать.
Обращаясь к письму
Обращение вашего письма с жалобой к конкретному человеку уменьшит вероятность того, что ваше письмо будет проигнорировано или «провалится». Начните свое письмо, адресовав его конкретному человеку, который уполномочен ответить на вашу жалобу. Не забудьте указать название этого человека. Обычно веб-сайт компании содержит информацию о том, кому или куда направлять жалобы клиентов. Перед тем как написать письмо, проведите исследование, чтобы убедиться, что вы отправили его соответствующему лицу.
Добраться до точки
Начните с короткого заголовка, который ссылается на проблему, которую вы пытаетесь решить, перед вашим первым абзацем, с как можно большим количеством подробностей. Например, если ваша жалоба касается полета авиакомпании, укажите дату поездки, маршрут и номер рейса. После заголовка вашего первого абзаца следует обобщить жалобу. Быстро перейдите к сути, в первом предложении вашего первого абзаца, и опишите конкретные жалобы, связанные с товарами или услугами компании. Включите как можно больше подробностей, оставаясь лаконичными и уважительными.
Начните с позитива
Еще один способ начать письмо с жалобой - использовать первый абзац, чтобы сказать что-то положительное о продуктах или услугах компании, прежде чем приступить к рассмотрению вашей жалобы. Такой подход ставит читателя в менее опасное положение, что может привести его к большей готовности работать с вами для рассмотрения вашей жалобы. Начните свое первое предложение с положительного опыта, который вы имели в компании в прошлом, выделив некоторые положительные качества компании, а затем изложите характер вашей жалобы во втором предложении или абзаце.
Общие советы
USA.gov предлагает советы о том, как написать эффективное письмо с жалобой, отметив, что зачастую печатное письмо, отправленное по почте, является наиболее эффективным способом связаться с компанией. Также вы, вероятно, получите лучшие результаты, если будете использовать прямой неконфронтационный тон; сердитое, угрожающее или саркастическое письмо может быть менее эффективным, чем спокойное и рациональное письмо. Кроме того, вы должны четко указать, как именно вы хотите решить проблему. Наконец, документируйте каждый ваш шаг и каждое письмо, которое вы пишете, и сохраняйте копии.
