Хранение информации в картотеке - это отличный способ оставаться организованным. Чтобы стать еще более организованным, используйте висящие папки, чтобы повесить файлы в шкафу. Большинство выдвижных ящиков для картотек снабжены решетками по бокам, чтобы вы могли повесить файлы. Подвесные папки хранят все файлы в вертикальном положении, чтобы бумага не выпадала и не помещалась на место. Висячие файлы также скользят вдоль полос в ящиках файлов, чтобы вы могли легко получить доступ к информации.
Проверьте свои картотеки, чтобы убедиться, что вы можете повесить в них файлы. Некоторые картотеки поставляются с планками, которые прикрепляются к боковым сторонам ящиков для подвешивания файлов, в то время как другие имеют встроенные места для подвешивания файлов по бокам ящиков. При необходимости соберите планки для подвешенных файлов.
Купите коробки с подвесными папками в магазине канцелярских товаров. Они гораздо более прочные, чем обычные папки с файлами, и имеют металлическую планку сверху с крючками на обоих концах. Они также бывают разных цветов и размеров. Обязательно получите висящие папки, которые поместятся в вашем картотеке. Например, не покупайте папки легального размера, если ваша картотека недостаточно велика для их хранения.
Сделайте вкладки для висящих папок. Большинство висящих папок поставляются с пластиковыми вкладками, поэтому вы можете сделать для них ярлыки. Сделайте специальный ярлык для каждой папки, чтобы вам не приходилось искать что-либо. Метки делают все чрезвычайно организованным и простым для доступа. Обычно этикетки вставляются в пластиковые вкладки, и вкладки можно вставлять в пазы на внутренней верхней кромке папок. Разместите вкладки вдоль верхних частей папок, чтобы все вкладки были легко видны при открытии ящиков.
Поместите документы или другие документы в папки. Вы можете помещать документы непосредственно в папки с подвешенными файлами или предпочитать подавать документы в обычные папки, а затем помещать эти папки в файлы с подвешенными файлами.
Загрузите висящие папки в ящиках картотеки и убедитесь, что боковые крючки защелкнулись на ящиках. Повесьте папки так, чтобы вкладки были направлены наружу. Расположите их логически - например, в алфавитном порядке или в порядке дат.
