Коммуникация в офисе может быть в первую очередь обусловлена электронной почтой и обменом мгновенными сообщениями, но почти каждый офис по-прежнему получает и обрабатывает огромное количество документов. Действительно, по данным Агентства по охране окружающей среды США, средний офисный работник обрабатывает около 10 000 листов бумаги в год или в среднем около двух фунтов бумаги и картона в день. Усовершенствованные процедуры управления почтой в офисе могут иметь большое значение для обеспечения бесперебойной внутренней и внешней коммуникации.
Назначить соответствующий персонал
Даже малый бизнес может выиграть от назначения одного человека для обработки всей входящей и исходящей почты, чтобы гарантировать, что ничто не будет потеряно или перенаправлено на пути к месту назначения. Чем больше организация, тем больше сотрудников следует назначать для получения, сопоставления, распространения и сбора всей почты и посылок компании. Поскольку электронная почта становится все более популярным выбором для передачи и распространения официальных документов, обработка бумажной почты может быть лишь частью описания работы сотрудника, в зависимости от объема почты, которая проходит по обычным каналам корпоративных коммуникаций. Для коммерческих поставок (например, UPS, FedEx, DHL) регистратор, как правило, является лучшим человеком, который получает и подписывает входящие посылки из-за своего основного местоположения. Однако обычно не стоит передавать все другие обязанности по управлению почтой администратору, потому что из-за этой ответственности ей часто приходится оставлять свой стол без присмотра в течение длительного времени.
Создайте блок-схемы рассылки почты
Менеджеры и сотрудники, ответственные за распространение почты, должны сотрудничать в разработке руководящих принципов - с использованием блок-схем, контрольных списков или любого формата, который наиболее удобен для вашей компании, - за которым будут следовать все сотрудники, особенно сотрудники, которые будут контролировать распределение и сбор почты. Следует принимать во внимание каждый этап сбора почты: сбор почты в центральном центре сбора (почтовый ящик, почтовый перевозчик, корпоративное почтовое отделение, персонал по доставке посылок или обычный почтовый ящик); сортировка в определенном месте в офисе, предназначенном исключительно для сортировки почты; рассылка либо по ведомственным или отдельным почтовым ящикам, либо ручная доставка в каждый офис; сбор исходящей почты и обеспечение того, чтобы вся исходящая почта была надлежащим образом адресована и проштампована; и поддержание зоны сбора / сортировки почты в чистоте и полном объеме.
Предоставить необходимые материалы
Убедитесь, что на станции сбора / распространения почты есть все материалы, необходимые сотруднику для выполнения его работы. Если ваша компания достаточно велика для того, чтобы рассылка почты была более эффективной, используя централизованное расположение, установите надежного организатора почты / литературы или сортировщика почты с большим количеством ям для каждого отдела или сотрудника и четко обозначьте каждое. Департаментам потребуются более крупные ямы, чем отдельным лицам, поэтому предоставьте им достаточно места.Держите хорошо укомплектованный шкаф или стол с рулонами ленты и диспенсерами; упаковочный материал; конверты; вернуть этикетки разных размеров с предварительно напечатанным адресом вашей компании; почтовые ярлыки разных размеров, предварительно напечатанные по некоторым наиболее распространенным направлениям почты вашей компании; отметки времени и даты; масштаб упаковки; ручки; маркеры; бункеры для хранения; и маленькая ручная тележка или тележка. Не забудьте включить шредер промышленного размера и мусорные баки. Если ваша компания отправляет больше почты, чем один человек может уничтожить или переработать, рассмотрите возможность заключения контракта с внешней компанией по управлению / переработке документов для выполнения работы за вас.
Отслеживайте всю входящую и исходящую почту
Создать систему управления электронной почтой для отслеживания всей входящей и исходящей почты. Если ваш бизнес - это только вы и помощник, вы можете пропустить этот шаг, но если вы курируете крупный отдел или компанию с десятками сотрудников, создайте систему, которая будет отслеживать даты поступления почты и, если необходимо, кому. Особенно важно создавать эти системы, если ваша компания получает много конфиденциальных юридических документов и пакетов. Предметы теряются даже в небольших офисах чаще, чем вы думаете; Лучше избегать таких неприятных ситуаций, создав, например, простую электронную таблицу Excel, которая показывает, когда пришел пакет, и когда на него обратился его получатель или представитель.
