Письменные офисные процедуры помогают бизнесу работать бесперебойно и более эффективно. Основные процедуры описывают фронт-офисные практики: процедуры, кто их выполняет и что делается. В офисах есть инструкции по управлению персоналом, внесению наличных, входящей и исходящей почте, переписке и возмещению.
Обработка ежедневной почты (регистратор)
Входящая почта открыта, а содержимое помечено датой. Чеки помещаются в корзину «Для внесения». Почта сортируется по получателю и помещается в почтовый ящик человека.
Он готовит банковский депозит и делает копии полученных чеков. Вложения скрепляются с чеками. Он доставляет чеки и депонирует слип-копии и вложения к дебиторской задолженности.
Исходящая почта отправляется по почте и доставляется на почту каждый вечер.
Процедуры телефона
Ответь на звонок по третьему звонку. Стандартное приветствие: «Доброе утро, компания ABC, Джон. Как я могу вам помочь?» Ответьте "Минуточку" и переведите абонента в режим ожидания.
Проверьте офисный календарь на отсутствие сотрудников. Если его нет, сообщите об этом вызывающему абоненту и спросите, может ли кто-нибудь еще помочь. Если человек находится внутри, объявите абонента и переадресовать вызов. Если линия занята, сообщите об этом вызывающему абоненту и предложите голосовую почту или письменное сообщение.
Сообщения включают в себя имя звонящего, время и дату, причину звонка и номер обратного вызова. Поместите сообщение в почтовый ящик получателя.
Управление канцелярскими товарами (секретарь)
Стандартные запасы инвентаризируются и заказываются ежемесячно. Офисный календарь проверяется на наличие запланированных рассылок и любых необходимых материалов. Она готовит бланк заказа канцелярских товаров, и офис-менеджер разрешает его до того, как он будет размещен.
Для нестандартных поставок заполните форму запроса на поставки и отправьте секретарю.
Ведение календаря офиса (секретарь)
Она несет ответственность за офисный календарь. При планировании встречи проверьте календарь на наличие конфликтов и отправьте запрос секретарю.
Ежемесячные рассылки для клиентов, маркетинг и продвижение заносятся в офисный календарь. Ответственные за это сотрудники могут отправить секретарю письмо по электронной почте.
Отправьте по электронной почте даты поездок, отсутствия сотрудников и отпуска секретарю.
Возмещение расходов на поездки, чековые заявки и кредитные карты
Возмещение путевых расходов обрабатывается еженедельно. Используйте утвержденную форму путешествия. Введите дату расхода, вид расхода и причину расхода. Приложите читаемые квитанции для расходов. Никакие суммы не возвращаются без чека.
Используйте утвержденную форму запроса чека для нерегулярных проверок. Заполните информацию о получателе, необходимую дату, сумму чека и причины. Получить одобрение от менеджера или бухгалтера.
Кредитные карты обрабатываются ежемесячно. Квитанция необходима для каждой покупки. Введите свое имя, причину расхода и другую идентификационную информацию на квитанции. Любые расходы без квитанций и личных расходов вычитаются из заработной платы работника.
Платежи клиентов и счета
Завершенные заказы клиента доставляются доставщиком два раза в день в A / R и выставляются счета к концу рабочего дня.
Ежедневные депозиты, полученные A / R, применяются к концу рабочего дня.
