Полный набор финансовых отчетов вашей компании включает баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств. В совокупности они отвечают на ключевые вопросы о вашем финансовом здоровье. У вашей компании слишком много долгов? Насколько это выгодно? Сколько наличных у вас под рукой? Пять элементов основной финансовой отчетности - это активы, обязательства, капитал, доходы и расходы.
Пять элементов определены
Большая пятерка является важным элементом финансового положения вашего бизнеса. Вместе они показывают, насколько хорошо работает ваша компания.
Активы - это все, что принадлежит вашему бизнесу, например, для получения экономической выгоды в течение нескольких отчетных периодов; Здания, производственное оборудование, патенты, денежные средства, дебиторская задолженность и земля. Активы отличаются, скажем, от электричества, которое приносит экономическую выгоду, но вы расходуетесь немедленно. Ваш счет за электроэнергию - это расход, а не актив. Поставки могут идти в любом направлении. Поставки - это активы, пока они не используются, и расходы, когда они используются.
Обязательства - это все, что вы обязаны платить человеку, бизнесу или правительству. Кредиторская задолженность, налоги и заработная плата являются обязательствами. В отличие от расходов, которые вычитаются из вашего дохода в финансовой отчетности, обязательства вычитаются из общей стоимости ваших активов. То, что остается, является собственностью.
Бухгалтерский учет определяет капитал несколькими различными способами. Собственный капитал - это сумма, которую владельцы вкладывают в компанию, плюс нераспределенная прибыль, то есть деньги, которые компания зарабатывает, а не тратит или распределяет в виде дивидендов. Собственный капитал также определяется как часть уравнения баланса: вычтите общие обязательства из общей стоимости активов, и вы увидите, сколько стоит собственный капитал. Если у компании много долгов или ее активы теряют стоимость, капитал на балансе может быть меньше, чем вкладывают владельцы.
Выручка - это доход, который компания генерирует в течение периода, указанного в отчете. Операционная выручка поступает от компании, продающей товары или услуги. Внереализационные доходы поступают из других источников, таких как проценты по кредитам или возврат инвестиций. Если ваша бухгалтерия ведется на кассовой основе, вы сообщаете о доходах, когда получаете оплату. Если вы используете учет по методу начисления, вы регистрируете доход, когда зарабатываете его. Скажем, если вы выполняете работу за 1000 долларов для клиента в кредит, вы записываете 1000 долларов, как только работа будет завершена.
Расходы, оборотная сторона дохода, - это деньги, которые вы тратите, чтобы заработать деньги. Аренда, коммунальные услуги и заработная плата - все это расходы. Амортизация, которая является потерей стоимости актива по мере его старения, также является расходом. Стоимость проданных товаров - это категория расходов, покрывающая расходы, связанные с предоставлением товаров или услуг, которые вы продаете, таких как рабочая сила, материалы и оплачиваемые часы. Если вы используете метод начисления, вы сообщаете о расходах, как только вы должны деньги, а не когда оплачиваете счет; кассовый метод сообщает о расходах при оплате счета.
Элементы финансового положения
Пять элементов финансовой отчетности взаимодействуют и влияют друг на друга. Например, доходы и расходы являются компонентами отчета о прибылях и убытках. Когда вы готовите квартальный отчет, в верхней части отчета отображается ваш чистый доход от продаж. Из этой общей суммы вы вычитаете расходы, затем добавляете внереализационные доходы и вычитаете внереализационные расходы. Результатом этого расчета является ваш чистый доход, который показывает, насколько прибыльной была ваша компания за этот период. Ваш доход превысил ваши расходы? На сколько? Был ли операционный доход более значительным, чем внереализационный доход? На эти вопросы вы получите ответы при просмотре отчета о доходах.
Однако выручка, указанная в отчете о прибылях и убытках, возможно, не была собрана или расходы не были оплачены. Вот где появляется отчет о движении денежных средств. В отличие от отчета о доходах по методу начисления, отчет о движении денежных средств фокусируется только на переходящих из рук в руки деньгах. Например, платежи клиентов влияют на денежные потоки, и, наоборот, дебиторская задолженность не влияет. Одним из способов создания отчета о движении денежных средств является получение отчета о прибылях и убытках и исключение любых доходов, которые вы не собрали, и расходов, которые вы не выплатили. Если вы ведете свой бизнес с использованием учета денежных средств, вам не нужен отдельный отчет о движении денежных средств.
Выручка также влияет на баланс. Предположим, вы внесли 475 000 долларов за квартал с расходами 250 000 долларов. Чистый доход в размере 225 000 долл. США добавляет к вашим активам и учитывается на счетах к получению или наличными в зависимости от того, как он был оплачен. По мере увеличения стоимости активов увеличивается и капитал собственников.
Почему пять элементов имеют значение
Финансовые отчеты имеют основополагающее значение для оценки финансового состояния вашей компании. Отчет о прибылях и убытках показывает ваши доходы и расходы за месяц, квартал или год. Если вы бежите в минусе или прибыль невелика, это может быть предупреждающим признаком финансовых проблем в будущем. Отчет о движении денежных средств показывает, сколько денег у вас есть на руках. Даже если вам выгодно, вам нужны наличные для оплаты счетов за воду или ваших сотрудников. Баланс представляет собой снимок ваших активов, пассивов и капитала на конец отчетного периода.
То, как в заявлениях описываются пять элементов (активы, обязательства, капитал, доходы и расходы), предоставляет информацию для всех, кто находится внутри или за пределами компании, обеспокоен ее финансовым состоянием. Информация может привести к большему количеству вопросов, например, есть ли проблема в этом квартале, если доходы в этом квартале ниже, чем в предыдущем. Если в балансе отражены значительные обязательства, значит ли это, что вы взяли на себя слишком много долгов? Если доход высокий, но поступает мало денег, нужно ли подталкивать клиентов к более быстрой оплате? У вас значительно лучше или хуже, чем в среднем по отрасли?
Почему аудит важен
Есть много способов, которыми компания может выдумать пять элементов, чтобы сделать бизнес финансово здоровым на финансовых отчетах, когда на самом деле это трудно:
- Сделайте продажи, которых никогда не было.
- Сообщайте о доходах, прежде чем заработать их.
- Завышать стоимость активов.
- Требовать активы, которые не существуют.
- Создать ложные расходы, чтобы скрыть растрату. Например, менеджер записывает покупку за 5000 долларов, которая никогда не случалась. Вместо этого деньги пошли прямо в его собственный карман.
Успешные компании устанавливают меры контроля для предотвращения такого рода мошеннических отчетов. Например, если на каждую крупную покупку требуется подписка двух человек, одному человеку сложнее совершить мошенничество. Однако не все компании делают это. Это одна из причин, почему финансовые отчеты проверяются. Другое заключается в том, что стандартные методы учета становятся все более сложными, что позволяет ошибкам или мошенничеству проскальзывать сквозь трещины. Ежегодная аудиторская отчетность обязательна, если вы торгуете на бирже.
Проверенные заявления стоят дорого, потому что они тщательны. Во-первых, аудитор изучает вашу компанию и анализирует возможные ошибки или мошенничество в элементах финансового положения. Затем они проверяют ваш внутренний контроль. Если кажется, что кому-то будет чрезвычайно трудно компенсировать расходы или создать фиктивный доход, аудитор не должен быть таким исчерпывающим. Если ваш контроль неаккуратен, аудит становится более жестким.
- Существуют ли активы, которые вы указали в балансе?
- Является ли баланс в дебиторской задолженности точным?
- Подтверждают ли ваши банковские выписки денежные активы, которые, по вашему мнению, у вас есть?
- Ваши кредиторы подтверждают, что обязательства на балансе точны?
- Являются ли указанные расходы в отчете о прибылях и убытках правильными?
После того, как аудитор рассмотрит пять элементов и то, как вы о них сообщили, вы получите мнение аудитора:
- Безусловное мнение звучит плохо, но на самом деле это хорошие новости. Аудитор говорит, что ваши заявления в порядке, без оговорок.
- Квалифицированное мнение говорит, что ваши финансовые отчеты в основном хороши, но некоторая информация не может быть проверена.
- Отрицательное мнение говорит, что есть серьезные проблемы, которые нужно исправить.
- Отказ от ответственности аудитора говорит, что невозможно составить мнение. Это может быть связано с отсутствием слишком большого количества документов, подтверждающих, что элементы являются точными, или с тем, что ваша управленческая команда отказалась сотрудничать.
