Есть несколько причин, по которым сотруднику могут потребоваться доказательства того, что она работает на вас. Обычно это потому, что кто-то, например, арендодатель, хочет получить подтверждение того, что у вашего сотрудника есть работа и стабильный доход. Иностранным сотрудникам может понадобиться подтверждающее письмо для получения визы. Написание письма не сложно, если вы будете осторожны и не будете разглашать конфиденциальную информацию.
Шаблоны и формы
Проверьте, есть ли в вашем отделе кадров стандартизированный шаблон для проверочных писем. Это обычная практика, особенно в крупных фирмах. Шаблон ускоряет завершение работы автора, и HR не должен беспокоиться о том, что письмо говорит что-то не так. Если письмо предназначено для того, чтобы квалифицировать работника для какого-либо вида государственных пособий, у соответствующего агентства может быть стандартизированная форма. Сотрудник должен заполнить форму, после чего вы заполняете ее.
Держите это формальным
Письмо с подтверждением не является дружественным и не является творческим письмом. Это чистый бизнес, поэтому отправьте его на фирменном бланке компании в стандартном бизнес-формате. Подпишите это как любое другое деловое письмо. Строка темы - «Проверка занятости для Джейн Доу» - позволяет получателю узнать тему. В этом тексте вы сообщаете получателю, что Джейн Доу действительно работает на вас, и какова ее зарплата, если это необходимо. При написании письма в иммиграционную службу вам также может понадобиться указать, сколько времени она проработала на вас и каковы ее должностные обязанности.
Следовать правилам
Узнайте в своем отделе кадров не только о доступных шаблонах, но и о любых процедурах, которые вам необходимо выполнить. Например, правило компании может заключаться в том, что, прежде чем отправлять кому-либо информацию о сотруднике, сотрудник должен разрешить ее в письменной форме. Ограничьте письмо теми фактами, о которых вы просили: если в письме не запрашивается информация о зарплате, не предоставляйте ее. Избегайте посторонних комментариев о личности или работе сотрудника, которые могут вас укусить.
Вещи для наблюдения
Письма о подтверждении звучат рутинно, но важные решения - получает ли ваш сотрудник квартиру или страховой полис? - может зависеть от них. Не просто выбрасывайте ответы: узнайте факты о датах трудоустройства или зарплате из документов вашей компании, прежде чем размещать их на бумаге. (Вычитайте письмо до того, как вы его отправите, или попросите HR сделать это. Опечатка в 50 000 долларов, когда зарплата вашего сотрудника составляет 60 000 долларов, может повлиять на то, получит ли она квартиру.
