«Безбумажный офис» никогда не может быть реализован на 100 процентов. Несмотря на интенсивное использование компьютера, почти все компании все еще требуют бумажных документов. Это создает проблему, когда компьютерно-зависимые предприятия должны взаимодействовать с данными из бумажных форм. «Преобразование» физических данных в виртуальные системы может быть выполнено посредством ручного ввода данных, визуализации документов и оптического распознавания.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Бумажные документы
-
Бюджет на оборудование и персонал
Определите ваши бизнес-цели и потребности. Определите, принимаете ли вы платежи клиентов, обрабатываете заявки или архивируете внутренние документы. Выясните, нужно ли вам сохранять фактические изображения документов для электронного хранения, или вам просто нужно записать бумажные данные в компьютерную базу данных. Принятие этих решений поможет вам решить, какая система обработки данных лучше всего соответствует вашим потребностям.
Исследования корпоративных программных решений. Попросите рекомендации по программному обеспечению и поставщикам у компаний, которые осуществляют сбор данных, аналогичный тому, что вы собираетесь делать. Спросите, можете ли вы посещать рабочие сайты, выполняя тот тип преобразования бумаги в электронную, который вы намереваетесь делать. Лучший способ выбрать систему - это увидеть ее в действии. Если вы только захватываете небольшой объем данных из форм, вы можете с легкостью вводить данные в электронную таблицу Excel. Но в современном бизнесе это, вероятно, не тот случай. Вам, вероятно, понадобится найти программную систему и, возможно, даже новое оборудование, если захват документов / изображений является частью вашего плана.
Сравните программные решения, которые вы исследовали, и выберите одно. Свяжитесь с поставщиком или дистрибьютором программного обеспечения, чтобы начать процесс покупки системы и ее установки. Первый шаг, обычно известный как «обнаружение», - это когда продавец отправляется на ваш сайт, чтобы определить ваши точные потребности и лучшее решение для них.
Оставайтесь на связи с поставщиком во время обнаружения и на протяжении всей установки. Задайте много вопросов и возьмите на себя ответственность за проект; поощряйте всех сотрудников, которые будут выполнять действия по сбору документов и вводу данных, делать то же самое.
Протестируйте систему полностью. Если в решении есть какие-либо ошибки или пробелы, лучше всего их найти, пока поставщик находится на месте. Это значительно ускорит поиск и устранение неисправностей.
подсказки
-
Работайте с уважаемым поставщиком и попытайтесь получить отзывы от одного из предыдущих клиентов поставщика.
