Вы закрываете свой бизнес. Возможно, вы выходите на пенсию или входите в возможность для другого предприятия. Все предприятия генерируют документы, и, как только ваш бизнес будет закрыт, необходимо решить вопрос о том, как долго хранить эти документы.
Причины ведения записей
Правительственные учреждения, такие как Служба внутренних доходов и государственные казначейства, являются наиболее вероятными организациями, которые могут запрашивать различные прошлые деловые документы. Хранение всех видов документов, связанных с бизнесом, будет полезным, если возникнет необходимость обосновать претензии, транзакции и информацию, поданную в налоговых декларациях. Хотя в некоторых случаях существует ряд ограничений по многим деловым вопросам, таким как расследование мошенничества или другие гражданские или криминальные действия, возбужденные против компании, прошлые деловые записи могут потребоваться независимо от того, как давно произошли события. Вы никогда не знаете, когда старые бизнес-записи могут быть полезны, поэтому рекомендуется хранить все бизнес-записи настолько долго, насколько это возможно. Тем не менее, существуют общие рекомендации относительно продолжительности хранения общих документов.
Определенные периоды хранения предметов
Начиная с даты подачи, удерживайте отмененные чеки, банковские депозитные квитанции, выписки по кредитным картам и Главные книги в течение как минимум трех лет. Храните банковские выписки, учетные записи, счета-фактуры, записи о продажах, кассовые ленты, W-2, 1099-е и другие налоговые документы в течение как минимум шести лет. Если ваш бизнес был создан как корпорация, ведите ежемесячную и ежеквартальную корпоративную финансовую отчетность в течение как минимум трех лет.
Записи хранить бесконечно
Храните связанные с персоналом платежи и связанные с ними документы, такие как компенсации работникам, пенсионные записи и удержания подоходного налога с работников, как можно дольше. Если прошлый сотрудник компании подал заявление на получение пособия по безработице, подал заявку на новую работу или у него есть вопросы, относящиеся ко времени его работы, наиболее доступными будут эти записи. Все корпоративные документы должны храниться в течение неопределенного времени, даже если корпорация больше не занимается бизнесом. К таким документам относятся свидетельство о регистрации, протоколы заседаний совета директоров, трудовые договоры, сделки с акциями, патенты и товарные знаки, а также любые документы, связанные с судом. Записи об активах корпорации и дебиторской и кредиторской задолженности должны храниться.Срок исковой давности IRS составляет три года с даты подачи налоговых форм для проверки отчетов. Однако, как уже упоминалось, ведение записей, подтверждающих доходы и отчисления, следует по возможности сохранять на неопределенный срок.
Объекты, которые могут запрашивать прошлые записи
Федеральными агентствами, которые, скорее всего, будут запрашивать информацию о прошлых документах, являются Служба внутренних доходов, Министерство труда, Управление социального обеспечения, Комиссия по равным возможностям при найме на работу и Иммиграция и натурализация. Записи для государственных органов, таких как отдел налогообложения и местных муниципалитетов, также должны храниться как можно дольше, даже после того, как бизнес прекратил свою деятельность. Храните файлы в безопасном месте, предпочтительно в месте, защищенном от пожара, наводнения, кражи и других потерь. Кто-то, кроме вас, также должен знать, где хранятся эти важные записи.
