Владельцы предприятий, которые нанимают сотрудников на условиях внештатной или контрактной работы, должны отправлять в Службу внутренних доходов форму 1099-MISC для каждого человека, который зарабатывает не менее 600 долларов в течение налогового года. Типы сотрудников, которые должны получить эти формы, включают любых сотрудников, которые не являются штатными сотрудниками, но которым выплачивают компенсацию за их работу.
Работодатели должны отправить формы 1099-MISC своим работникам по контракту и в IRS. Срок отправки форм сотрудникам - 31 января, а срок отправки копий 1099 форм в IRS - конец февраля. У IRS есть штрафы для работодателей, которые пропускают эти крайние сроки.
Получение информации о сотрудниках: заполнение W9
Когда вы нанимаете внештатного сотрудника или сотрудника по контракту, основная налоговая информация собирается с использованием формы W9, которую можно получить в IRS. Форма спрашивает имя подрядчика и название его бизнеса, если он отличается, их номер социального страхования или налоговый идентификационный номер. W9 также просит работника подписать форму, подтверждающую, что он освобожден от резервных налогов. Большинство сотрудников освобождены от уплаты налогов, но если это не так, то ответственность за удержание подоходного налога с заработной платы подрядчика по фиксированной ставке несет компания и отправляет его в IRS.
Отправка 1099 форм без номера социального страхования
IRS говорит, что каждый человек, который должен подать налоговую декларацию, должен предоставить свой номер социального страхования или идентификационный номер налогоплательщика своему работодателю. Если подрядчик или внештатный работник не заполнил форму W9, и вы не можете получить эту информацию до истечения крайнего срока подачи, вы можете отправить форму 1099 подрядчику и IRS без нее. Тем не менее, вы должны знать, что IRS будет взимать с вас штраф за отправку неполной формы, если вы не докажете, что имелась разумная причина для исключения номера социального страхования или налогового идентификационного номера. Вы также должны иметь возможность показать, что вы действовали ответственно и предприняли шаги, чтобы избежать пропуска этой информации, например, написав подрядчику запросить эту информацию. Неспособность работника вернуть заполненную форму W9 обычно считается основанием для освобождения.
Как подать исправленный 1099, который включает SSN
Получив идентификационный номер социального страхования или налог, вы должны заполнить исправленный 1099-MISC и добавить «X» в поле «Исправлено» в верхней части формы. Заполните форму, добавив исправленную информацию и номер социального страхования. Вам также нужно будет написать письмо в IRS с объяснением отсутствия номера социального страхования вместе с вашим собственным налоговым идентификационным номером.
