Офис-менеджерам и бухгалтерам полезно иметь под рукой наличные для оплаты разных офисных расходов. Фонд мелкой наличности является небольшой денежный резерв - как правило, менее 200 долларов США - запирается в кассе или в кассе на месте. Поскольку работники используют мелкие денежные средства, они должны вести учет того, на какие расходы использовались мелкие денежные средства и сколько было использовано. Когда мелкой наличности заканчивается, запишите мелкие денежные расходы в QuickBooks и вытащите больше наличных, чтобы пополнить фонд.
Создать счет в банке Petty Cash
- Перейдите к План счетов, В левом нижнем углу экрана нажмите «Аккаунт» и выберите Новый.
- Для нового типа учетной записи выберите Банка в поле Account и напишите Мелкие деньги как имя учетной записи.
- Сохранить остаток на начальном счете как нуль и выберите Сохранить и закрыть.
Записать снятые деньги в фонд мелкой наличности
Наличные с чека
- В меню Banking выберите Пишите чеки.
- В качестве получателя укажите «Денежные средства» и внесите сумму чека в столбец оплаты.
- В раскрывающемся меню «Учетная запись» выберите Мелкие деньги банковский счет.
- Выбрать Запись.
Наличные из транзакции через банкомат
- В меню Banking выберите Перевод средств.
- В меню Transfer Funds выберите Мелкие деньги банковский счет.
- Укажите сумму снятия наличных в поле «Сумма перевода». В поле для заметок напишите «Мелкая выдача наличных».
- Выбрать Сохранить.
Запись мелких денежных расходов
- Перейдите к своему Плану счетов и выберите Мелкие деньги банковский счет
- В реестре счетов откройте новую транзакцию. Это не обязательно записать получателя, хотя вы можете, если хотите. Если все мелкие деньги были потрачены на один получатель, Вы можете ввести имя получателя, например, «Канцелярские товары Ральфа» или «Starbucks Coffee», если хотите. Иначе, оставьте поле получателя пустым.
- Введите сумму потраченных мелких денежных средств в графе оплаты. В раскрывающемся меню Учетная запись выберите расходную учетную запись, которая связана с покупкой.
- Если мелкие денежные расходы охватывают несколько учетных записей, выберите Разделяет функционировать и записать сумму расходов для каждой учетной записи.
- Выбрать Сохранить.
