Мелкие деньги совсем не мелки. Это серьезный, полезный фонд, который ваш бизнес использует для покупок, слишком маленьких или слишком неформальных для чека или кредитной карты. Независимо от того, вставляете ли вы монеты в парковочный счетчик или покупаете запасной рулон ленты, ящик для мелких денег дает вам возможность быстро получить доступ к деньгам для оплаты, сохраняя при этом документирование транзакции для целей бухгалтерского учета. Мелкие денежные средства составляют часть ваших наличных денег в кассе, но наличные в кассе также включают в себя все другие доступные вам средства, такие как суммы, которые вы еще не внесли в банк, и стропы небольших счетов, которые вы используете для смены кассовых аппаратов.,
подсказки
-
Мелкие деньги - это фонд, который ваш бизнес держит под рукой для небольших покупок, а наличные деньги - это сумма всех ваших наличных денег.
Определение наличности в кассе
Термин «наличные в кассе» на самом деле имеет двойное значение. Его можно использовать буквально для обозначения фактических счетов и монет, которые вы можете потратить, включая сумму в вашем мелком денежном фонде. Однако в балансе тот же термин относится не только к наличным деньгам, но и ко всем ликвидным средствам, которые ваш бизнес сохранил и заимствовал, включая деньги в банке и большие счета в вашем сейфе. Это называется «наличными в кассе», даже если у вас нет физических денежных средств, потому что эта терминология отличает их от активов, которых на самом деле нет в наличии, таких как дебиторская задолженность или число в столбце активов вашего баланса, который представляет суммы, которые вы все еще ждете, чтобы ваши клиенты заплатили.
Определение мелкой наличности
Мелкие денежные средства - это сумма, которую ваш бизнес держит на руках, чтобы покрыть покупки, которые оплачиваются наличными, а не чеком или кредитной картой. Создание фонда мелкой наличности с журналом и поплавком мелкой наличности или стандартной суммой начальных средств позволяет вашему бизнесу отслеживать мелкие покупки, которые в противном случае могли бы провалиться, например, оплатить почтовому оператору почтовые расходы в размере нескольких центов за доставку на письме с недостаточным количеством марок.
Как работает Petty Cash
Чтобы создать фонд мелких денежных средств, начните с мелкого денежного обращения или суммы денег, которая будет покрывать краткосрочные потребности мелкой наличности в вашей компании в течение разумного периода времени, например недели или месяца. Сумма должна быть достаточно большой, чтобы фактически оплачивать ваши мелкие покупки наличными, но достаточно маленькой, чтобы иметь смысл для мелких покупок наличными, а не для других видов расходов. Если вы ходите в магазин канцелярских товаров за бумагой и скрепками несколько раз в неделю, вам следует рассмотреть возможность составления списка и одновременной покупки большего количества канцелярских товаров. Кроме того, вы можете открыть счет в магазине канцелярских товаров, чтобы оплачивать все мелкие покупки вместе.
Большинство компаний хранят свои мелкие денежные средства в специальной коробке или контейнере, например, в металлической кассе или большом конверте. Что бы вы ни использовали, оно должно быть достаточно большим для ваших денег и вашего кассового журнала, и к нему должен быть легкий доступ. Если вы используете металлическую коробку, вы можете держать ее запертой, в зависимости от культуры вашей компании и количества ваших сотрудников. Хотя важно не приглашать кражу сотрудника, сумма, которую вы держите в своем мелком денежном фонде, сама по себе невелика, и ваш фонд также будет содержать журнал, который позволяет легко определить, не хватает ли денег.
Ваша мелкая касса должна также использовать журнал, который отслеживает входящие и исходящие средства. Используйте блокнот, небольшой блокнот или даже лист бумаги с ручной или компьютерной таблицей. Вы можете легко найти шаблоны онлайн для мелкого кассового журнала, хотя вы, вероятно, не сможете распечатать их на планшет или блокнот. Ваш мелкий кассовый журнал должен иметь столбец для даты, а другой - для подробной информации о расходах, например, что вы купили и куда потратили деньги. Он также должен показывать текущий счет с начальной суммой, суммой, которую вы сняли за свою покупку, и суммой, оставшейся в вашем фонде после того, как вы потратили деньги.
Другие виды бизнеса Наличные
Разница между наличной наличностью и мелкой наличностью сводится к тому, где вы храните деньги и как вы их используете. Мелкая касса находится в вашей мелкой кассе или конверте. Другие виды наличности могут храниться в ящике, сейфе, кассе или даже в банке, если вы используете бухгалтерское определение «наличные в кассе», которое измеряет ликвидность вашей компании, а не физические доллары, которые вы держите под рукой.,
- Кассовые фонды: Если вы управляете розничным бизнесом, вы, скорее всего, будете брать с клиентов наличные, даже если вы проводите большую часть транзакций по кредитным картам клиентов. Счета в вашем кассовом аппарате будут включать не только денежный доход за день, но и сумму, которую вы держите в кассе для внесения изменений для клиентов. Ваш стартовый период должен состоять из небольших счетов, хотя к концу дня вы можете оказаться в большинстве случаев с большими счетами, если будете брать большие счета у покупателей. Ваш стартовый период должен быть достаточным, чтобы не закончиться к концу дня или когда вы обычно идете в банк, чтобы получить больше изменений. Однако не должно быть так много, чтобы вы связывали суммы, которые могут вам понадобиться для других расходов.
- Нераспределенные денежные средства: Даже если вы ведете бизнес, который обрабатывает много денег, вы вряд ли пойдете в банк и будете вносить его каждый день. Не храните наличные деньги в надежном месте по месту вашего бизнеса. Вы можете купить сейф в магазине канцелярских товаров за относительно небольшие инвестиции или, по крайней мере, за небольшие инвестиции по сравнению со стоимостью средств, которые вы, вероятно, будете хранить в сейфе. Тем не менее, рекомендуется вносить денежные средства не реже одного раза в неделю, поскольку ответственные предприятия документируют все свои доходы и расходы, а банковский счет более надежен, чем кассовый журнал для документирования этих транзакций.
-
Остатки на банковских счетах: Хотя суммы на ваших банковских счетах не являются физическими наличными, они представляют собой средства, доступные вашей компании. Вы можете потратить деньги, которые вы положили на повседневные операционные расходы, такие как материалы, аренда и заработная плата. Когда вы делаете какие-либо из этих расходов, вы конвертируете наличные в банке в другие виды деловых активов. Вы также можете использовать свои контрольные и сберегательные балансы для погашения основного долга по кредитам. Эти платежи не обязательно
конвертировать в активы, но они все равно учитывают чистую стоимость, выраженную в вашем балансе, но при этом уменьшают сумму обязательств вашего бизнеса.
Почему наличные деньги король
Старая деловая пословица гласит, что деньги - это король, и эта мудрость относится к неизбежной реальности, когда текучие деньги дают вам возможность и гибкость для использования возможностей и чрезвычайных ситуаций на местах. Ваша компания не сможет купить инвентарь, который вам понадобится для будущих доходов, если у вас нет денег, чтобы заплатить за него. Вы можете использовать бизнес-кредит до определенного момента, но если вы не зарабатываете деньги, чтобы погасить суммы, которые вы позаимствовали, это просто вопрос времени, когда у вас закончатся варианты. Независимо от того, поступают ли ваши деньги из вашего мелкого кассового фонда или с расчетного счета вашей компании, это обеспечивает бесперебойную работу вашей компании и помогает вам избежать проблем.
