При планировании встречи в отеле вы должны убедиться, что отдел продаж правильно учитывает потребности вашей группы, чтобы вам не пришлось перегружать. Ваш контакт в отеле создаст групповое резюме для вашей встречи, чтобы поделиться с другими отделами и обеспечить все, что вам нужно в отеле будет предоставлено. Групповое резюме - это профиль, который включает в себя цель вашей организации для встречи в отеле, количество людей, которые посещают, количество спальных комнат и необходимых мест для парковки, питание и другие функциональные потребности, которые отель будет оказывать в обеспечении. Этот профиль должен быть создан примерно за 14 дней до вашего мероприятия, поэтому соответствующим образом подберите график.
Запишите все, что вам понадобится для встречи, и предоставьте ее вашему менеджеру по продажам в отеле, чтобы убедиться, что у отеля есть ресурсы для удовлетворения ваших потребностей. Еда, закуски, места для парковки, комнаты отдыха и комнаты для ночлега - вот примеры предметов, которыми вы должны поделиться с продавцом. Это даст ему предварительное представление о вашем видении встречи и роли отеля в обеспечении ее бесперебойной работы. Он может предоставить вам стандартную форму для заполнения, чтобы получить эту информацию.
Создайте сроки для регистрации участников в соответствии с графиком, который необходим вашему контактному лицу по продажам в отеле, чтобы проинформировать персонал о ваших потребностях. Используйте стимулы для поощрения ранней регистрации, включая льготные регистрационные сборы или конференц-льготы. Убедитесь, что участники знают, что можно использовать в отеле, и рассмотрите возможность регистрации дополнительных действий в вашей форме. Спа-процедуры, не связанные с совещанием обеды и экскурсионные мероприятия - это те вещи, которые вы можете включить, если в отеле есть ресурсы для их предоставления, и они соответствуют объему вашей встречи.
Свяжитесь с вашим контактным лицом по продажам, как только вы превысите свой конечный срок оплаты, чтобы убедиться, что у него есть количество людей, посещающих и то, что будет необходимо из отеля. Основывайте любые дополнительные номера на сообщениях, которые вы получаете от потенциальных участников, которые хотят присутствовать, но желают зарегистрироваться на месте, и исторических номеров для регистрации на месте.
Запросите обзор резюме вашей группы за две недели до встречи. К этому времени групповое резюме будет создано и будет готово для показа остальной части отеля. Вы хотите убедиться, что числа и действия, зафиксированные контактным лицом по продажам, соответствуют вашим номерам и действиям, запланированным для встречи. Задайте вопросы, чтобы убедиться, что вы понимаете каждую позицию, которую вы просматриваете. Немедленно сообщайте о любых расхождениях вашему контактному лицу по продажам.
Просмотрите свой счет в отеле и сопоставьте его с информацией, которую вы просмотрели в резюме вашей группы, и информацией о регистрации вашей организации после завершения собрания. Проверьте на неточности и завышенные цены. Если вы обнаружите что-либо, обратитесь к вашему торговому представителю и менеджеру по продажам, чтобы они могли быть исправлены соответствующим образом.
подсказки
-
Запросите физическую копию вашего группового резюме до вашей встречи, чтобы сохранить в ваших записях. Изучите формы резюме группы, чтобы заранее понять, что понадобится отделу продаж отеля. Сообщите о любых важных изменениях, которые повлияют на вашу посещаемость как можно скорее.
