Портье часто являются первой точкой контакта, с которой клиенты и клиенты встречаются, когда они входят в ваше коммерческое предприятие или разговаривают, когда они звонят. Первые впечатления имеют значение, поэтому поиск администратора с наилучшим сочетанием профессионализма, компетентности и дружелюбия будет иметь большое значение для создания вашего бизнеса как хорошо управляемой операции.
Сравнительный анализ качества
Компания по управлению персоналом Rainmaker Group рекомендует использовать системный подход к определению ключевых характеристик качественного регистратора, прежде чем начинать собеседование и процесс найма. Поскольку администраторы обычно являются первой точкой контакта с внешним миром, сообщение, которое отправляет администратор, должно соответствовать вашему корпоративному имиджу. По словам Rainmaker, стиль поведения, ценности и мотиваторы администратора, а также навыки и личные качества людей имеют большое значение. Хотя профессионализм и компетентность всегда важны, желаемые личные качества могут отличаться, например, в художественной галерее и юридической фирме.
Ценное поведение
В то время как корпоративный имидж важен, все качественные администраторы имеют определенные особенности поведения, которые делают их эффективными членами команды. Во-первых, администраторы должны быть ориентированы на клиента - включая клиентов, которые также являются сотрудниками. Регистраторам также должно нравиться разговаривать с людьми, и не возражать против частых перерывов, таких как звонящий телефон или посетитель офиса. Кроме того, администратор также должен иметь возможность поддерживать свою рабочую среду в порядке и чистоте; оставаться организованным поможет, когда его призовут выполнить две задачи одновременно, что часто встречается на приеме. Хорошие коммуникативные навыки, в том числе умение писать и говорить четко и с должным умением говорить, также необходимы, по словам Genius Center, организации поддержки бизнеса.
Самомотивация
По словам Рейнмейкера, эффективный регистратор должен сосредоточиться на том, чтобы делать все правильно, в соответствии с культурой и стандартами компании. Портье должно не только быстро научиться работать, но и сосредоточиться на том, чтобы сбалансировать задачу с умным управлением своим временем. Изучение бизнеса, в том числе частое овладение новыми задачами и повышение квалификации там, где это больше всего необходимо, делает регистратора ценным активом. Хотя эти навыки могут и не быть частью официального описания работы, именно эти качества отличают эффективного регистратора от неэффективного.
Личные навыки
Регистраторы должны работать без особого надзора и должны иметь возможность принимать дипломатические, ориентированные на клиента решения, часто под принуждением, без раздражения. В результате лучшие регистраторы обычно гибки и имеют отличные навыки планирования и организации. Они также тактичны; имейте в виду, что рассерженный клиент может в первую очередь избавиться от своих чувств в приемной, а администратор, способный успокоить разочарование, может избавить руководство от множества головных болей. Поэтому тактичные хорошие манеры имеют важное значение.
