Независимо от того, проводите ли вы благотворительность, устраиваете ежегодную праздничную вечеринку или начинаете новую программу обучения, и вам нужен консультант, письма-приглашения являются основным инструментом для привлечения помощи. Письма с деловыми предложениями должны быть четкими и краткими и содержать всю необходимую информацию, которая понадобится получателю для принятия решения и принятия соответствующих мер. Кроме того, вам нужно знать закон о привлечении к ответственности в вашем регионе, чтобы убедиться, что все в порядке.
Определите цель вашего письма. Собираете ли вы пожертвования или ищете предложение для работы по контракту? Письма с приглашением часто используются такими организациями, как благотворительные организации, которые ищут пожертвования, или предприятиями, которые ищут предложения у потенциальных поставщиков для конкретного мероприятия, инициативы или программы. Составьте исчерпывающий список подходящих организаций, которым вы хотите отправить письмо, и убедитесь, что они соответствуют критериям для услуг, которые вы ищете.
Обрисуйте соответствующие детали. Чтобы получить лучший ответ, ваше письмо должно содержать конкретные ссылки на услуги, которые вы ищете. Эти данные включают дату и время события или проекта, а также необходимые задачи. В письме также следует четко запросить ценовое предложение от получателя для выполнения запрошенных задач. Если это для сбора средств для благотворительной организации, будьте прозрачны в том, что вы просите денег. Вы также должны проиллюстрировать минимальное или стандартное пожертвование, которое вы ожидаете. Если у вас нет минимального пожертвования, вы также можете включить эту информацию.
Добавьте преимущества. Скажите субъекту в письме, какую пользу он получит от его участия в ваших усилиях. Преимущества могут включать в себя некоторую форму рекламы для его бизнеса или организации, или публичное признание его действий. Укажите, какой это будет реклама, где она будет отображаться и в течение какого периода времени.
Проясни прозу. Содержание и оформление письма должны быть четкими, лаконичными и уважительными. Избегайте цветочного языка и неуклюжих предложений и структуры абзацев. Уважайте тот факт, что ваша целевая аудитория занята и захочет читать материал эффективно и легко.
Знайте местные законы о привлечении Во многих штатах есть законы, касающиеся привлечения бизнеса или денег. Например, благотворительная организация может быть обязана официально зарегистрироваться в государстве, прежде чем можно будет распространять письма такого рода. Пристальное внимание к этим вопросам не только обеспечит законную реализацию вашего проекта, но и избавит вас от значительных головных болей у государственных и местных чиновников. Начните с вашего государственного управления контролеров, чтобы выяснить ваши права и обязанности.
