Частные лица и предприятия имеют широкий выбор, когда дело доходит до подачи оборудования. Некоторые параметры обеспечивают высокий уровень безопасности, в то время как другие могут поддерживать высокую плотность файлов. Количество места, которое у вас есть, чувствительность файлов и ваши предпочтения в отношении физических или электронных записей - все это влияет на ваш выбор оборудования для хранения документов.
Физическое оборудование
Шкафы
шкаф это главный офисный предмет Четыре ящика, позволяющие хранить файлы в боковом направлении, являются стандартными. Согласно Smead, компании по управлению документами, шкафы для хранения документов выгодны, если вам нужно хранить записи в безопасности. Поскольку эти шкафы могут быть заперты, компания может ограничить доступ к конфиденциальным файлам в то же время позволяя сотрудникам и посетителям войти в комнату.
Из всех вариантов физического оборудования для хранения документов шкафы, как правило, являются самый дорогой и иметь больше всего ограниченная емкость, Смид отмечает, что шкаф для хранения документов с четырьмя ящиками, занимающий область для хранения документов размером 6 на 24 фута, может вмещать приблизительно 8 448 папок.
Открытый стеллаж
Альтернатива картотеке открытые стеллажи. Единицы похожи на открытые книжные шкафы и специально предназначены для высоты и ширины папки. Дизайн позволяет пользователям легкий доступ к файлам и может быть стационарный или быть мобильный если ролики прикреплены к нижней части.
Открытые стеллажи экономят пространство и деньги. Смид отмечает, что оборудование для хранения полок обычно три раза дешевле, чем картотеки. По сравнению с картотечным шкафом с четырьмя ящиками, в семиуровневой открытой стеллажной системе 80% больше возможностей, Мобильные стеллажи могут быть размещены с более высокой плотностью и предлагают на 405 процентов больше емкости, чем шкафы.
подсказки
-
Помимо оборудования для хранения, вам также понадобится предметы снабжения например, папки с файлами, метки и конечные вкладки для правильной работы физической системы.
Цифровое оборудование
Внешние устройства
Для хранения файлов удобно использовать внутренний жесткий диск компьютера, но вы рискуете потерять информацию, если жесткий диск поврежден или физически поврежден. Чтобы снизить этот риск, пользователи могут захотеть выполнить резервное копирование данных на внешнее устройство. PC World рекомендует выполнять резервное копирование важных файлов на внешний жесткий диск и используя флэш-накопитель передавать файлы по мере необходимости.
подсказки
-
Пользователи также могут создавать резервные копии данных в облачной службе, такой как Google Drive или Dropbox, для которой не требуется никакого дополнительного оборудования.
Серверы
Компании, которые хотят, чтобы несколько сторон имели доступ к одним и тем же данным, могут захотеть инвестировать в сервер. Серверы действуют как центральное хранилище для файлов многих пользователей. PC World отмечает, что предприятия могут размещать на сервере многопользовательские приложения, такие как базы данных и системы планирования ресурсов предприятия. Это позволяет большому количеству людей легко иметь доступ к тем же файлам. Данные сервера могут быть скопированы на внешнее устройство или в облако для дополнительной безопасности.
Физические серверы похожи на компьютер высокого класса. Кроме того, предприятия могут выбрать облачный хостинг - Amazon Web Services, Windows Azure и Rackspace Cloud Services - все варианты, для которых не требуется физический сервер.
