Папки для файлов бывают разных размеров, чтобы соответствовать разным форматам бумаги, которые используются как в личной, так и в профессиональной переписке. Двумя наиболее распространенными форматами бумаги являются буквенная и юридическая. Когда эти документы хранятся, они могут быть помещены как в обычные папки с файлами, так и в папки с подвесными файлами, предназначенные для подвешивания на кронштейны для картотек.
Предполагаемое стандартное содержимое папки с файлами
Существуют как папки с письмами, так и юридические файлы, чтобы помочь отдельным лицам и предприятиям разделить документы для финансовых и архивных целей. Бумага формата Letter размером 8 1/2 на 11 дюймов - это тип бумаги, обычно используемый для копировальных машин и струйных принтеров. Счета-фактуры, журналы инвентаризации и протоколы собраний - это обычные документы, которые будут напечатаны на бумаге формата Letter и впоследствии сохранены в соответствующей папке. Бумага формата Legal имеет меньшее использование в предполагаемом формате и в основном встречается в юридических и бухгалтерских бюро в качестве альтернативы копировальной бумаге. В этих офисах дополнительные 3 дюйма бумаги на юридическом листе могут сохранять юридический документ длиной в одну страницу и содержать больше столбчатых записей для печатных копий записей. Поскольку бумага формата Legal длиннее стандартного листа формата Letter, для нее требуется папка большего размера.
Стандартные папки с файлами
Стандартные папки с файлами обычно изготавливаются из манильской и крафт-бумаги, хотя некоторые разновидности являются пластиковыми. Эти папки разделяют и систематизируют документы и могут дополнять систему картотеки или работать независимо от нее. Согласно Руководству по размерам, папка с файлами формата Legal имеет высоту 8 5/8 дюйма и ширину 14 3/4 дюйма спереди, а задняя панель достигает 9 5/8 дюйма. Папка размером с букву имеет те же размеры передней и задней панели, но ширина уменьшена до 11 3/4 дюйма.
Висячие папки с файлами
Висящие файлы могут содержать как свободные документы, так и папки с файлами манильской и крафт-бумаги. Поскольку эти файлы предназначены для хранения другой папки, папки для подвешивания размера Legal и Letter больше, чем их стандартные аналоги. Размер папки для подвешивания размером с букву составляет 12 3/4 дюйма в ширину и 9 3/8 дюйма в высоту, в то время как размер файла для подвешивания формата Legal составляет 15 3/4 дюйма в ширину и 9 3/8 дюйма в высоту.
Сохранение и архив файловых папок
Папки с файлами, используемые при хранении и архивировании для Национального архива, также изготавливаются как в официальном, так и в буквенном формате. Эти папки имеют тот же размер, что и их повседневные копии, а папка Legal размером 3 дюйма шире, чем размер буквы.
