Даже в этот день технологии мгновенного общения формальные деловые письма все еще обычно пишутся. Существует множество причин, по которым человек или компания могут написать письмо, а не отправлять электронное письмо или факс. При отправке делового письма три основные части - начало, середина и конец - должны быть написаны правильно.
начало
Начало письма содержит информацию, не связанную непосредственно с сообщением письма. Дата появляется вверху. Адреса отправителя и получателя печатаются далее; однако, если адрес отправителя указан в верхнем или нижнем колонтитуле письма, его вводить не нужно. Далее следует строка ссылки, обозначаемая как «RE:», которая является частью начальной части письма, относящейся к сообщению письма. Это суммирует сообщение от одного до восьми слов. После этого должно быть приветствие или приветствие, которому адресовано письмо. Как правило, в формате «Уважаемый сэр» или «Кому это может касаться:» с двоеточием после приветствия; личные письма используют запятую после приветствия, но деловые письма всегда используют двоеточие.
средний
Середина письма более известна как тело письма. Содержит основное сообщение. В первом предложении должна быть представлена рассматриваемая тема. Детали и пункты рассмотрения идут дальше. Наконец, есть заключение. Тело письма должно быть четким и кратким. Личные вещи или проблемы между отправителем и получателем не должны быть включены в деловое письмо.
Конец
Есть несколько основных элементов письма, которые составляют его окончание. Заключительное приветствие, такое как «Искренне» или «С наилучшими пожеланиями», уместно. Ниже вы печатаете имя отправителя. Включите заголовок отправителя либо в той же строке, что и имя, либо непосредственно под ним. Оставьте около двух дюймов промежутка между заключительным приветствием и именем отправителя; это место для подписи отправителя. Если отправитель попросил кого-то напечатать и подготовить письмо, это лицо может быть подтверждено под именем и заголовком отправителя. Есть несколько способов сделать это. Наиболее распространенным способом является ввод инициалов отправителя заглавными буквами, ввод косой черты (/) и ввод инициалов составителя (например, ABC / def). Приложения должны быть отмечены в конце письма. Введите слово «Вложение (3)», где 3 означает количество вложений, включенных в почтовое сообщение.
Рассылка письма
Письмо аккуратно сложено, чтобы идеально вписаться в конверт размером с бизнес. Вложения не сшиты к письму. В деловых письмах имя получателя напечатано на конверте, а не от руки. Многие компании имеют предварительно напечатанные конверты с логотипом и адресом компании. Это наиболее профессионально выглядящие. Малые предприятия могут использовать наклеенные предварительно напечатанные адресные этикетки. Они приемлемы, так же как и введенные адреса возврата. Почерк не считается профессиональным и его следует избегать.
