Все деловые письма должны иметь одну общность - четкое и сердечное письмо. Деловые письма могут различаться по своим целям, создавая ассортимент стилей деловых писем.
Характеристики
Все деловые письма должны иметь текущую дату, обратный адрес, адрес получателя, приветствие и подпись.
Формат
Деловые письма могут быть написаны либо в стиле полного блока, либо в стиле модифицированного блока. В письме с полным блоком все письмо начинается с левого поля без отступов в абзацах. Однако в букве стиля измененного блока абзацы имеют отступы в пять пробелов, а дата и подпись начинаются с центра страницы.
Типы
Письмо-заявка - очень популярный стиль делового письма. Письма-заявления пишутся людьми, которые ищут работу. Эти письма выступают в качестве вводного инструмента для потенциальных работодателей. Письма-заявки также упоминаются как сопроводительные письма, но важно отметить, что термин «сопроводительное письмо» может также относиться к другому стилю делового письма. Эти типы деловых писем относятся к документам, включенным в пакеты. Эти сопроводительные письма обычно описывают содержимое пакета для читателя и служат подтверждением для получателя.
Письмо о принятии обычно пишется в ответ на заявку или в ответ на какое-либо приглашение. Письмо-подтверждение будет отправлено в ответ на письмо-приемку и послужит квитанцией для обеих сторон.
Когда клиент недоволен товарами или услугами, принято отправлять письмо с жалобой. Письмо-жалоба должно содержать конкретную информацию, чтобы помочь получателю идентифицировать лиц или товары, связанные с проблемой. Жалобы также отправляются между предприятиями.
Выгоды
Все деловые письма, независимо от стиля, служат документацией общения между двумя сторонами. Это может быть чрезвычайно полезным для обеих сторон в случае возникновения разногласий или недоразумений.
Предупреждение
При написании делового письма будьте осторожны, используйте теплый, формальный язык. Избегайте использования сленга, так как этот тип неформального языка не подходит для бизнеса. Кроме того, убедитесь, что правильно написали имя получателя, и держите ваше письмо кратким и точным.
