Независимо от того, являетесь ли вы новой некоммерческой организацией, которая хочет изменить мир, или небольшой группой, которая пытается собрать средства на школьную форму, принимать и обрабатывать денежные пожертвования может быть непросто. Сборщикам средств с благими намерениями не нужно много делать, чтобы получить серьезную горячую воду с IRS, поэтому воспользуйтесь советами в этом руководстве, чтобы сэкономить время и усилия, установив строгие финансовые методы. Узнайте, как обрабатывать денежные пожертвования, открыть текущий счет и использовать Интернет для обработки денежных подарков, чтобы ваша группа могла заниматься делами по оказанию помощи другим, вместо того, чтобы неоднократно объяснять, каким образом предпринимаются усилия группы.
Откройте банковский счет на имя вашей организации или причины. Как правило, для этого требуется документация, поэтому имейте при себе свой устав, устав, учредительные документы и другие виды документов, которые можно использовать в качестве доказательства миссии и принципов вашей организации.
Мандат двух подписантов для всех операций с наличными с вашего банковского счета. Эта «необходимая двойная подпись» не требует дополнительных затрат для реализации, но во многом помогает заверять доноров и членов в том, что ваша организация находится на подъеме и повышении.
Составьте стандартную «форму для пожертвований наличными» и потребуйте, чтобы каждый даритель заполнял ее каждый раз при внесении взноса. Эта форма должна включать в себя имя донора, адрес и другую контактную информацию, место для денежной суммы, дату, и в ней также должны быть указаны любые условия, на которых пожертвование - полностью или частично - допустимо как списание налогов. Добавьте строку для подписи лица, принимающего пожертвование.
Оцените каждый денежный подарок, чтобы убедиться, что он соответствует миссии вашей организации. Прежде чем ваша группа примет это, убедитесь, что к нему не прикреплены «строки», и что нет никакого конфликта интересов или quid pro quo, подразумеваемого в сообщении.
Согласитесь со стандартным методом обработки пожертвований в виде коробки взносов. Используйте так называемую систему подсчета двумя руками, требующую, чтобы по крайней мере два члена группы были свидетелями каждой транзакции с ящиком для пожертвований. Физический контроль этих коробок должен строго контролироваться. Вести подробный учет времени, дат и количества людей, перечисляющих, переводящих или вносящих денежные средства в ящики для пожертвований.
Установите лимиты отчетности для денежных пожертвований для создания законных сдержек и противовесов. Некоторым группам требуется консенсус, прежде чем можно будет принять определенную сумму (например, 1000 долларов США), чтобы обеспечить мониторинг определенных особых интересов от имени группы.
Рассмотрите возможность использования стороннего сервиса, такого как Pay Pal, для обработки денежных подарков. Веб-сайт не требуется (хотя многие клубы считают, что с Pay Pal легко перейти по ссылке на домашнюю страницу), и сторонники могут делать безопасные пожертвования из своих банков или кредитных карт. Бумажный след является всеобъемлющим и простым в использовании. Pay Pal также может настроить автоматическую ежемесячную подписку для часто дающих.
Настройка электронных таблиц Excel (или другой программы для работы с базами данных) для отслеживания всех денежных поступлений. Разберитесь с пожертвованиями в кассе, чеками, транзакциями по кредитным картам, поступлениями в Pay Pal и дополнительными поступлениями, чтобы следить за тем, откуда поступают деньги группы для будущих маркетинговых усилий.
Работайте с банкиром или бухгалтером, если в ваше членство не входит член команды, которому не хватает финансов. Всегда отправляйте благодарственное письмо дарителям сразу после получения их денежного пожертвования. Это дополнительное прикосновение, когда оно отправляется своевременно, напоминает донору об их вкладе, говорит о благодарности группы и закладывает основу для будущих призывов к кампании.
