Документирование действий, предпринятых во время встречи, позволяет запоминать важные темы и решения на долгие годы. Все основные взаимодействия на собрании должны быть записаны, в том числе, когда сделаны движения - даже если движение в конечном итоге не удается.
Цель протокола заседания
Протокол документирует решения и обсуждения, которые имели место во время встречи. Как письменный отчет, протокол также может служить юридическая документация встречи. Заседания любого типа могут записывать протоколы: от официального корпоративного совета директоров до собрания персонала организации и собрания сообщества по публичной политике.
Принимая протокол встречи
Исключительные организаторские способности, навыки слушания и ведения заметок позволяют записывать протоколы на собрании. Не все сказано во время встречи должны быть задокументированы; вместо этого сосредоточьтесь на ключевых моментах, таких как:
- Дата, время и место встречи
- Список участников
- Основные темы обсуждались
- Движения сделаны
- Решения, которые были завершены
- Действия завершены
- Любые шаги, которые должны быть приняты до следующей встречи
Неудачные движения
Когда участник собрания хочет представить вопрос для рассмотрения, делается предложение. Обычно движение должно быть поддержано - это означает, что другой участник согласен с тем, что вопрос должен быть рассмотрен - чтобы движение было предложено и обсуждено. Если движение не поддержаноэто называется неудачное движение, Однако даже неудачное движение должно быть задокументировано за несколько минут. Напишите, кто сделал движение, из чего состояло движение, и что оно провалилось. Например, один из способов записи может выглядеть так:
- Движение: Все компьютеры в библиотеке должны быть заменены новыми и актуальными моделями. Движение, представленное Биллом Смитом. Движение не поддержано; движение не удалось.
Поддерживаемые предложения по-прежнему могут потерпеть неудачу, если они не наберут достаточно голосов. После того, как предложение поддержано и продвигается вперед, участники встречи обсуждают данную проблему. Движение не проходит, если большинство избирателей не поддерживает прохождение вопроса. Это должно быть записано в протоколе как таковое:
- Движение: Все компьютеры в библиотеке должны быть заменены новыми и актуальными моделями. Движение, представленное Биллом Смитом. Движение поддержано Бобом Джонсом. Голосование было 5-2 против; движение не удалось.