Правильное ведение делопроизводства, обеспечивающее бесперебойную работу вашего бизнеса, может помочь вам избежать аудита доходов в конце года. Однако, если вы столкнетесь с аудитом доходов, правильно оформленные документы могут упростить процесс. Хранение всех ваших квитанций о покупках, расходах, пожертвованиях и выписках по банковскому счету вместе с любыми поданными налоговыми льготами может помочь вам в процессе аудита.
Валовые поступления
Валовые поступления получены от продажи ваших товаров или услуг. К ним относятся ваши кассовые ленты, банковские депозитные квитанции, квитанции, счета, квитанции на кредитные карты и любые 1099-MISC, которые вы заплатили внештатным подрядчикам. Хранение этих документов необходимо, чтобы помочь вам подать ваши налоги позже, чтобы показать доход для вашего бизнеса. Приемлемыми альтернативами для Службы внутренних доходов (IRS) во время аудита, если у вас нет квитанции, такой как отмененный чек, является отчет финансового учреждения с номером чека, суммой чека, именем получателя и датой, когда сумма была опубликована финансовым учреждением. Если платеж был произведен посредством электронного перевода средств (EBT), в выписке должны быть указаны имя получателя, сумма и дата, когда сумма была переведена вашим финансовым учреждением. Для кредитных карт в выписке должны быть указаны сумма платежа, имя получателя и дата обработки транзакции.
Покупки и расходы
Любая покупка бизнеса должна сопровождаться квитанцией в виде квитанций по кредитной карте, оплаченных счетов, аннулированных чеков и кассовых чеков. Расходы - это покупка, совершаемая вашим предприятием, которая не перепродается как товар или услуга, например, офисная мебель или компьютеры. Храните все эти квитанции в месте, где вы можете получить к ним доступ немедленно.
Выписка с банковского счета
Банковские выписки за финансовый налоговый год должны быть представлены вместе с валовыми поступлениями, покупками и расходами. Заявления подтверждают, что бизнес заплатил и принял за налоговый год. Налоговый налоговый год составляет 12 месяцев подряд, которые заканчиваются в последний день любого месяца, кроме декабря.
Налоговая декларация по заработной плате
Также потребуется сумма, которую вы выплатили своим сотрудникам в виде чеков или прямых депозитов. Налоговая декларация о заработной плате должна включать любые федеральные и местные налоги, а также учет удержаний на пенсионных счетах. Налоги на заработную плату сотрудников должны храниться не менее четырех лет, что является обязательным периодом времени, установленным IRS.
Бухучет, ведение учета, делопроизводство
Ведение записей, предлагаемых IRS, включает в себя ведение деловой чековой книжки, ежедневную и ежемесячную сводку ваших денежных поступлений, журнал или журнал любых выплат чеков, компенсаций работникам и таблицу амортизации. Еще один совет IRS - держать вашу деловую чековую книжку отдельно от личной чековой книжки. Это сделано, чтобы отделить личные расходы от коммерческих. Сохраните все записи для вашего бизнеса, по крайней мере, минимальную сумму, требуемую IRS и все ваши ранее поданные налоговые декларации.
Сотрудники
IRS обязывает вести учет всех ваших сотрудников, как прошлых, так и настоящих, с их номерами социального страхования, контактной информацией и формами I-9 и W-4. Форма I-9 подтверждает, что работник имеет законную возможность работать в Соединенных Штатах. Форма W-4 заполняется для Свидетельства об удержании сотрудника, которое позволяет вам подсчитать, сколько удерживать из заработной платы сотрудника, из таблицы в форме.
