Как работодатель, вы должны знать законы штата и федеральные законы, которые определяют тип информации, которая должна храниться в личных делах. Некоторые из необходимых кадровых документов включают личную контактную информацию о сотруднике, статус работы, информацию о заработной плате и информацию о производительности.
Информация о занятости
Информация о трудоустройстве в личном деле обычно поступает в форме заявления о приеме на работу или новых документов о найме. Файл также может содержать копию письма с предложением о трудоустройстве, отправленного работнику, и подписанную квитанцию от работника, подтверждающую, что он получил копию справочника сотрудника компании. Хотя в личном деле сотрудника должна быть указана дата рождения с целью получения пособий, получение этой информации незаконно для определения того, следует ли нанимать этого сотрудника.
Рабочий статус
Статус работы - это юридическая документация, подтверждающая, что работник может работать в Соединенных Штатах. В качестве подтверждения рабочего статуса в личном деле сотрудника должна быть копия карточки социального страхования сотрудника. Если работник не является гражданином США, в него должны быть включены заполненная форма I-9 (не гражданин США, эквивалентный форме W-4), копия паспорта сотрудника и рабочая виза сотрудника. в личном деле сотрудника.
Платежная ведомость
Другой основной компонент кадрового файла относится к платежной ведомости. Работодатель должен поддерживать обновленную федеральную налоговую форму W-4. Наряду с формой W-4 файл персонала может также содержать расписания для периодов оплаты, в которых работает сотрудник. Если у работника есть какие-либо деньги, на законных основаниях вычтенные из его заработной платы, судебное постановление или копия положения также должны быть в личном деле.
Информация о производительности
Оценки производительности являются еще одной неотъемлемой частью файла персонала сотрудников. Они могут включать копии профессиональных целей работника и служебной аттестации, написанные руководителем или менеджером работника. При необходимости в личном деле также содержатся любые выговоры или предупреждения, которые сотрудник получает за время работы в компании.
Государственная налоговая информация
Если в штате, в котором вы ведете свой бизнес, существуют государственные налоги, то вам необходимо сохранить форму W-4 для удержания налогов. Подобно федеральной налоговой форме W-4, государственная форма должна храниться в актуальном состоянии и храниться в файле персонала сотрудника в качестве резервной записи для надлежащих вычетов из зарплаты сотрудника и в случае проверки IRS или государственное налоговое агентство.
