Контрактные предложения являются неотъемлемой частью процесса присуждения частных или государственных контрактов соответствующим компаниям. Компании, агентства и частные лица рекламируют проекты, в которых они нуждаются, публикуя требования и открывая процесс для участия в торгах. Подрядчики, которые могут выполнить требования к работе, представляют контрактные предложения, в которых указано, как они предлагают завершить проект и по какой цене. После окончания периода торгов контракт присуждается самой низкой цене. Контрактные предложения могут охватывать широкий спектр услуг, включая строительные работы, поставщиков, электрические, сантехнические и общественные проекты. Крупнейшие секторы тендерных контрактов находятся в федеральных, штатных и местных органах власти, где контрактные торги обычно требуются по закону.
функция
Функция контрактной заявки заключается в обеспечении справедливого процесса предоставления контракта. Контрактные предложения позволяют любой компании, которая может удовлетворить требования компании или агентства, предлагающего контракт, шанс попробовать и получить работу, не беспокоясь о партизанстве или недобросовестной конкурентной практике. Контрактные предложения также позволяют человеку, ищущему подрядчика, выполнить работу по самой низкой цене. Это поощряет конкуренцию, которая имеет важное значение в открытой рыночной экономике. Что касается государственных и федеральных контрактов, этот процесс помогает держать контракты в открытом доступе и экономить деньги налогоплательщиков.
Типы
Контрактные предложения разрабатываются с учетом требований трех основных типов тендерных предложений. Некоторые контрактные предложения запечатаны, а другие открыты для пересмотра. Три типа тендерных предложений: Приглашения на торги (IFP) также известны как закрытые заявки и обычно используются компаниями или агентствами, которые ищут поставщиков или строительные услуги. Предложение IFP содержит спецификации контракта, и участники торгов должны соответствовать этим требованиям, чтобы иметь право на рассмотрение. Эти типы тендерных предложений запечатываются сразу после их подачи и не могут быть изменены во время или после проведения торгов. Отсутствие переговоров делает это очень конкурентоспособной формой тендерных контрактов, в которых владелец контракта сохраняет жесткий контроль над всем процессом. Запрос цен (RFQ) похож на IFP, где спецификации контракта подробно изложены в предложении. Однако в случае запроса предложений участникам торгов по контракту разрешается встретиться с компанией или агентством, прежде чем подать заявку, чтобы задать вопросы или обсудить различные вопросы. Эти предложения иногда открыты для пересмотра и модификации после их отправки. Запрос предложения (RFP) - это предложение по контракту, которое обычно используется для специализированной услуги, когда держателю контракта сложно определить конкретную сумму в долларах. Компания или агентство, предлагающее контракт, дает общее представление об услугах, которые оно ищет, в своем первоначальном предложении. Участники торгов по контракту обычно обязаны присутствовать на встречах перед началом торгов, на которых обсуждаются и уточняются требования к контракту. Участник тендера подает заявку, которая содержит спецификации для проекта и устанавливает сумму в долларах. Контрактные предложения RFP часто открыты для пересмотра во время процесса контракта и после того, как контракт был присужден.
Временное ограничение
Большинство процедур проведения контрактов предполагают сроки, которые могут длиться от нескольких недель до нескольких месяцев. Обычная процедура проведения торгов заключается в следующем: 1. Предложение о проведении торгов публикуется, как правило, либо в газетах, либо на веб-сайте. Предложения могут быть объявлены на неделю или до месяца. Предложение содержит спецификации контракта и содержит инструкции о том, как получить пакет предложений. 2. Компании представляют свои предложения по контракту. Иногда требуется предварительная конференция, где обе стороны могут собраться и обсудить детали контракта. 3. Предложения открываются в заранее установленную дату. Они читаются, и предложение, которое ближе всего соответствует требованиям предложения по самой низкой цене, присуждается контракту. Победившего участника обычно уведомляют письмом о присуждении контракта.
Соображения
Есть много важных вещей, которые нужно учитывать при составлении контактной ставки. Первое, что нужно рассмотреть, - это то, как профиль компании участника вписывается в потребности потенциального клиента. Например, большинство федеральных и государственных правительственных учреждений рассматривают предложения, поданные компаниями, которые принадлежат женщинам или меньшинствам, перед другими участниками торгов. Они также принимают во внимание компании с многочисленной рабочей силой меньшинств и компании из географических районов, которые были обозначены как зоны экономического развития. Другие вещи, которые необходимо учитывать при размещении предложения, включают в себя: оборудование, которое, возможно, придется приобрести, или стоимость амортизации уже принадлежащего оборудования, графики оплаты, стоимость рабочей силы, включая заработную плату, налоги и льготы, накладные расходы, стоимость склеивания и прибыль поле. Почти все пакеты контрактных заявок должны содержать эти позиции, как правило, в подробном листе заявок. Другая форма, включенная в большинство контрактных предложений, - это дополнительная работа и распределение изменений. В этой форме участник тендера должен рассмотреть, что произойдет, если для завершения проекта потребуется дополнительная работа, которая не была подробно описана в первоначальном предложении. Участник должен составить план, который даст приблизительную оценку стоимости и времени, если такое событие произойдет, или если внезапно потребуются какие-либо изменения в последнюю минуту.
Предупреждение
В большинстве ситуаций, связанных с предложением по контракту, подрядчик, предложивший самую низкую цену, получает контракт, однако, вступая в процесс торгов в первый раз, многие участники часто делают ошибку, недооценивая предложение по контракту. Это может привести к потере денег или неспособности компании выполнить требования проекта. Претенденты должны тщательно обдумать, сколько контракт будет стоить им с точки зрения рабочей силы и поставок, но при этом учитывать размер прибыли. Один из способов избежать занижения цен - это узнать, сколько другие компании взимают за предоставление аналогичных услуг. В случае государственных контрактов агентства обязаны размещать прошлые контракты, что позволяет компаниям видеть, сколько других компаний подало заявку на аналогичные контракты.
