Независимо от того, была ли встреча с коллегами или конкурентами, вам всегда рекомендуется кратко изложить то, что обсуждалось и особенно то, что было решено, и сделать это в письменной форме как можно скорее после этого. Вы можете объединить соответствующие фрагменты из библиотеки деловых документов, например, из "Inc." Сайт журнала.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Заметки или другие записи со встречи
-
Документы, на которые есть ссылки или которые можно распространить
Начните с дружеского, но четкого подведения итогов даты, времени и места встречи, кто участвовал в каком качестве и краткого изложения цели встречи. Например: «Дорогой Майк: еще раз спасибо за то, что вчера утром провели со мной и Стивом из нашего художественного отдела, обсуждали планы по изменению дизайна вашей упаковки».
Посмотрите, какие документы и материалы были представлены на собрании, и какие-либо существенные темы для их обсуждения: «Я рад, что вам понравились идеи Стива так же, как и мне. Мы согласились, что шестиугольная коробка дает вашему продукту существенные изменения, на которые можно обратить внимание. функции, которые вы добавите в следующем году, но построение его так, чтобы оно лежало горизонтально на полке, было бы более устойчивым и позволило бы нам сделать оба конца слегка выпуклыми вместо одной плоской, а другой - расширенной точки без реальной связи с товар."
Предоставьте отчеты по всем элементам действий, согласованным на совещании: «Стив обязался предоставить новые технические характеристики нашей производственной единице сегодня, и они должны будут предоставить мне новые данные о стоимости горизонтальной коробки к концу недели. Стив и я оба буду разочарован, если эти цифры не будут, по крайней мере, на 20 процентов ниже оценок, которые мы делали вчера для вертикальной, остроконечной коробки, так как изготовление будет симметричным и менее сложным для установки. Однако нам понадобится решение о том, будет ли пряжка ремня напечатана или тиснена, и хотите ли вы, чтобы на ней были металлические чернила, прежде чем мы сможем снизить расходы ".
Установите сроки для следующих шагов всех сторон: «Я отметил, что вы думали, что вы можете принять эти решения сегодня или завтра. Это позволит нам вернуться к вам к концу рабочего понедельника с достаточно точными цифрами затрат, чтобы мы могли начать оформить договор ".
Закройте письмо так дружелюбно, насколько это соответствует характеру встречи, и переформулируйте планы на любые другие запланированные вами встречи: «Встреча с вами всегда приятна. У меня во вторник обед в вашем офисе в моем календаре, когда я принесу макет, над которым работает Стив. Пожалуйста, дайте мне знать, сможет ли Ян действительно присоединиться к нам."
подсказки
-
Электронная почта хороша как способ отправить последующее письмо самым своевременным способом, но всегда лучше также отправлять печатную копию по почте, особенно когда в собрании участвуют несколько компаний и вопросы, которые будут оформлены позже в контрактах и заказах на покупку. Отправить копии резюме всем, кто присутствовал на собрании или упоминается в письме по имени, назначению или отделу.
