Компьютерные технологии ведут нас в эпоху электронного хранения. Предприятия всех видов стремятся в сторону безбумажного офиса, стремясь снизить затраты и повысить эффективность. Несмотря на растущий акцент на компьютеризированные данные, большая часть проводимого бизнеса по-прежнему опирается на хранение печатных документов. Решение использовать боковые или вертикальные файлы в офисе зависит от множества факторов.
Исторический учет
За прошедшие годы потребность в ведении записей возросла с ростом населения и появлением новых предприятий. Такие профессии, как юриспруденция и медицина, требуют полных и точных письменных отчетов о сделках с клиентами. Производители и розничные торговцы используют файлы клиентов для прямых продаж и учета покупок. В прошлом необходимость хранения документов создавала отраслевые ниши для компаний, которые стремятся удовлетворить различные потребности в подаче документов. Хранение документов на рабочем месте превратилось из уложенной бумаги на полках и в маленьких ямах в хорошо продуманные системы хранения, доступные от многих производителей.
Вертикальные системы подачи
Вертикальные шкафы являются более старыми из основных картотек в популярном использовании. Они могут быть изготовлены из дерева или металла и доступны с двумя, четырьмя или пятью ящиками. Файлы с двумя ящиками производятся в соответствии со стандартной высотой стола в зависимости от совместимости работы. Вертикальные файлы с пятью выдвижными ящиками обычно имеют высоту 60 дюймов и обычно не используются в рабочих офисах, поскольку верхние выдвижные ящики слишком высоки для удобного доступа. Они используются в местах массового хранения, где пространство стоит дорого. Вертикальные файлы поставляются в двух основных ящиках для размещения документов стандартного размера и размера.
Боковые системы подачи
Боковые файлы предлагают некоторые явные преимущества по сравнению с вертикальными файлами. Они могут вместить как документы формата Letter, так и документы формата Legal. Боковые файлы обычно обеспечивают на одну треть больше места для хранения документов, чем вертикальные ящики. Поскольку они доступны на высоте стола, они служат двойному назначению файла и диплома. Оба ящика легко доступны, сидя. Там, где рабочая станция требует готовой и повторной доступности определенных файлов, боковой файл является идеальным решением для подачи документов. Только благодаря этой функции они являются предпочтительной системой регистрации для руководителей и специалистов.
Советы по подаче
При выборе картотеки для вашего бизнеса, тщательно продумайте, как файлы будут использоваться и каким персоналом. Внутри торговых представителей или техподдержки, которым необходим быстрый доступ к документам, лучше всего использовать системы боковой подачи. Лучше всего проконсультироваться со специалистами по подаче документов, прежде чем брать на себя обязательства по боковой или вертикальной подаче. Крупные поставщики офисного оборудования подготовили персонал, который порекомендует наиболее эффективный способ подачи документов для данного предприятия. Они предложат схемы планирования и компоновки как часть процесса продажи.
Варианты для рассмотрения
При выборе файловых систем проконсультируйтесь с несколькими фирмами, занимающимися поставками офисов, чтобы убедиться, что вы получите максимум за свои деньги. Подумайте о возможной экономии, покупая подержанные вещи у дилеров или на аукционах. Если финансы ограничены, изучите возможность аренды необходимого оборудования для подачи документов.
