Формальное название для письма из списка предложений - «сопроводительное письмо к предложению». Письма такого типа должны быть написаны кратко и не более двух страниц. Разработать запрос предложений для подробного описания параметров проекта, ожидаемых результатов, графиков и этапов. Цель сопроводительного письма - кратко изложить основные описания и требования.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Программное обеспечение для обработки текстов
-
RFT (опционально)
-
Ссылки на сайт для запроса предложений, приложения (необязательно)
Откройте письмо с коротким приветствием и объявите название конкурсной заявки. Создайте заголовок с надписью «Описание» после вступительного приветствия. Используйте этот заголовок, чтобы кратко описать работу в трех абзацах или меньше, чтобы он выглядел скорее как сводный отчет. Включите номер работы для проекта.
Создайте заголовок под названием «Технические характеристики». Используйте эту область для уточнения таких требований, как технические характеристики, касающиеся размера, электрических требований, местоположения и другой соответствующей информации, которую участники торгов должны будут знать, чтобы предоставить точную оценку.
Создайте заголовок под названием «Квалификации». Используйте этот раздел, чтобы описать квалификации, необходимые для участников торгов, например, наличие минимального количества лет в бизнесе, требуемый тип (ы) лицензии (ей), способность демонстрировать адекватные суммы страхового покрытия. и тип (ы) страхования, который может потребоваться для работы. Государственные предпочтения, предоставляемые предприятиям, принадлежащим меньшинствам или женщинам (если применимо), и любые другие обязательные юридические формулировки, которые должны указывать в вашей компании или подразделениях во всех письмах-заявках.
Обозначьте заголовок «Бюджет» для работы (если применимо). Введите максимальную сумму для проекта, чтобы все заявители знали о вашей максимальной сумме бюджета.
Сделайте заголовок с надписью «Результаты» и напишите краткое описание ожидаемых результатов работы, которые должны быть выполнены. Сообщите потенциальным клиентам, что подробный отчет о результатах будет включен в полный RFP для работы.
Напишите заголовок с заголовком «Срок исполнения» и под заголовком укажите требуемую дату завершения. Включите разбивку дат вех (если применимо) или оставьте детали вехи для запроса предложений.
Создайте заголовок «Образцы» (если применимо) и укажите, как участники торгов должны представить образцы предыдущей работы, например, с помощью электронных цифровых фотографий в формате JPEG или GIF или в виде вложения вместе со своим официальным заявлением.
Создайте заголовок «Ссылки» и укажите количество необходимых ссылок и тип необходимой контактной информации, такой как имя, должность, номер телефона и адрес электронной почты.
Вставьте гиперссылку в письмо, чтобы заявители могли ссылаться на официальное онлайн-приложение, и отдельную гиперссылку для запроса предложений (если требуется). Добавьте ссылку на свой веб-сайт и включите запрос предложений и приложение на свой веб-сайт, которые можно отформатировать в формате PDF для загрузки кандидатами на свой компьютер.
подсказки
-
Укажите дату сеанса вопросов и ответов для работы с большим бюджетом, чтобы свести к минимуму количество дополнительных телефонных и электронных писем, которые вы можете получить, чтобы вы могли отвечать на вопросы одновременно. Укажите имя контакта и укажите, должны ли участники торгов использовать телефон или электронную почту для отправки дополнительных вопросов.
