Каждый запрос предложения должен включать сопроводительное письмо, даже если ваша заявка содержит резюме. Каждый из них преследует разные цели, и они работают вместе не только для создания хорошего впечатления, но и для того, чтобы доказать, что вы понимаете как клиента, так и требования к работе. Тем не менее, поскольку сопроводительное письмо должно показать, что вы понимаете ключевые требования клиента, не превращаясь в мини-предложение, некоторые люди считают, что его написать труднее.
Установите правильный тон
Ваши отношения с потенциальным клиентом, а иногда и инструкции в комплекте запроса предложений определяют, должно ли письмо иметь официальный или личный характер. Пока вы честны и искренни, персонализированные письма, в которых вы хвалите и благодарите клиента, часто являются наиболее эффективными. Например, в текст письма включите такие выражения, как «Я хочу воспользоваться этой возможностью, чтобы поблагодарить вас за всю вашу помощь» и «Ваша помощь и руководство оказались бесценными».
Формат и Стиль
Используя бланки бланков и формат делового письма, разделите письмо на три части: введение, текст и краткий заключительный абзац. Используйте шрифт с засечками, такой как Garamond, Georgia или Times New Roman, так как многие люди находят шрифты с засечками легче для чтения. Ограничьте свое сопроводительное письмо не более чем одной или двумя страницами.
Открытие
Откройте сопроводительное письмо с кратким релевантным вступительным заявлением, таким как «Приложено предложение, которое я вам обещал» или «Мне понравилось говорить с вами о вашем проекте предложения». Затем следует параграф, в котором вы выражаете полное понимание, повторяя конкретное предложение. Требования к вождению запроса предложений. Сообщите читателю, есть ли в предложении какие-либо вложения, и если это так, кратко выделите содержание и завершите введение, указав период времени, в течение которого ценовое предложение действительно.
Тело
Включите любую необходимую информацию, такую как история вашего бизнеса, квалификации или ссылки, которые RFP может потребовать в тексте письма. Сосредоточьте оставшуюся часть письма на удовлетворении до четырех ключевых потребностей клиента. Например, используйте маркеры, чтобы суммировать, как ваш продукт или услуга будут отвечать самым важным потребностям клиента. Затем разверните каждую точку маркера в оставшихся абзацах.
Закрыть
В заключительном абзаце обязательно предоставьте полную информацию для контактного лица, включая имя, должность, адрес, номер телефона, номер факса и адрес электронной почты. Включите «следующий шаг» или призыв к действию, такой как «Я свяжусь с вами позже на этой неделе, чтобы ответить на любые ваши вопросы» или «Я позвоню вам на следующей неделе, чтобы обсудить это предложение». Закончите с вежливым выражением и Ваше имя и должность.
