Финансовая отчетность компании включает отчет о прибылях и убытках, бухгалтерский баланс и отчет о движении денежных средств. Отчет о прибылях и убытках суммирует доходы, расходы и прибыль за отчетный период. В балансе перечислены активы, обязательства и акционерный капитал, а в отчете о движении денежных средств обобщены данные о притоке и оттоке денежных средств. Точная финансовая отчетность важна, потому что руководство, инвесторы, кредиторы и внешние аудиторы зависят от надежной и полной информации для оценки финансового состояния и результатов деятельности компаний. Точность начинается с записей в журнале и заканчивается генеральным директором, удостоверяющим достоверность информации.
Убедитесь в точности процесса ввода данных, который включает в себя записи журнала финансовых операций и проводку записей журнала в бухгалтерскую книгу. Если ваши специалисты по вводу данных делают математические ошибки или вводят данные в неправильные учетные записи, даже сложный пакет учета не обнаружит его. Обучение и произвольный мониторинг являются двумя способами обеспечения контроля качества в процессе ввода данных. В ноябрьской статье «Деловая еженедельная газета Северной Невады» за ноябрь 2010 года сертифицированный государственный бухгалтер Майк Босма рекомендует предоставить клеркам ввода данных распечатанную таблицу счетов компании для использования в качестве справочной, чтобы они вводили данные в правильные счета.
Сверьте свои бухгалтерские записи с внешними записями, такими как банковские выписки, счета поставщиков, выписки по кредитным картам и другие документы. Числа должны совпадать. Например, остаток денежных средств на вашем балансе должен совпадать с конечным балансом в выписке по счету. Точно так же сальдо долгосрочной ответственности должно совпадать с общим сальдо по ипотечным и другим долгосрочным кредитным документам.
Проверьте на очевидные ошибки баланса. В руководстве, опубликованном на его веб-сайте, Центр развития малого бизнеса штата Иллинойс в Университете штата Иллинойс рекомендует владельцам малого бизнеса искать очевидные ошибки в балансе, такие как отрицательный остаток денежных средств.
Просмотрите отчет о прибылях и убытках на возможные ошибки. Стоимость проданных товаров не должна быть одинаковой каждый месяц, потому что ваш объем продаж, вероятно, будет меняться каждый месяц. Если у вас есть основные средства, должна быть запись для амортизационных расходов. Убедитесь, что вы внесли корректирующие записи для начисленных, но неоплаченных расходов, таких как процентные расходы и расходы по заработной плате.
Убедитесь, что вы внесли корректировки для неденежных расходов в отчете о движении денежных средств. Разница в чистом остатке денежных средств между предыдущим и текущим периодами должна соответствовать изменению в выписках по вашему счету, при условии, что поступления по займам проходят через банковские счета вашего предприятия.
Обратитесь к своему бухгалтеру, менеджеру магазина или начальнику склада, если обнаружите аномалии. Например, более высокий, чем обычно, баланс запасов может быть результатом слишком большого количества устаревших или снятых с производства товаров на складе. Высокая сумма возврата может указывать на проблему контроля качества на вашем предприятии или на предприятии вашего поставщика.
