Запрос предложений (RFP) - это документ, в котором вы запрашиваете подрядчиков для участия в торгах на работу, которую вы хотите выполнить. В нем изложены детали задач, требуемой квалификации, условий контракта, крайний срок подачи и инструкции о том, как ответить. Обычно вы отправляете письмо о намерениях за несколько недель до фактического предложения ответа в запрос предложений. Это дает эмитенту запроса предложений представление о том, сколько ответов ожидать. Несмотря на то, что вы можете найти качественные шаблоны запросов предложений и предложений о намерениях в Интернете, рекомендуется сначала изучить примеры того, как вы должны реагировать и что включать или не включать.
Расшифровать детали
Прежде чем отвечать на запрос предложений, внимательно прочитайте его. В конечном итоге, ваше ответное предложение должно содержать подробную информацию о том, как вы будете получать результаты, соответствующие требованиям. Будьте осторожны, если требования RFP не содержат четкого определения желаемых функций или являются двусмысленными в любом случае. Вы не хотите оказаться не в состоянии выполнить требования в конце проекта. Посмотрите на метрики, которые определяют, как ваше соответствие будет измеряться. Оцените штрафы за несоблюдение и взвесьте риск. Понять, как любой полученный в результате контракт будет документироваться, контролироваться и управляться для обеспечения выполнения соглашения. Если эмитент открыт для вопросов, свяжитесь с ними, чтобы решить что-либо неясное. Затем вы можете с уверенностью отправить ваше письмо о намерениях.
Базовый пример и план запроса предложений
Как только вы решите ответить, незамедлительно отправьте письмо о намерениях в компанию-эмитент запроса предложений, в которой говорится, что вы планируете подать предложение. Это гарантирует, что вы будете получать любые обновления или изменения в исходном запросе предложений. Не отвечайте рукописным письмом и не используйте электронную почту без явного на то указания. Начните свое письмо, указав, почему вы заинтересованы. Подтвердите крайний срок. Включите вашу контактную информацию. Как пример тела вашего письма, оно может быть простым:
«Мы хотели бы заявить о нашей заинтересованности в указанном Запросе предложений (RFP) и получать уведомления о любых обновлениях до того, как мы представим их в требуемую дату».
Вы можете, конечно, включить более подробную информацию. Старайтесь не задавать уточняющих вопросов, которые могут сделать ваши намерения двусмысленными.
Как насчет времени для переговоров?
Переговоры о цене, как правило, начинаются позже, например, на начальной стадии предложения, если вы составляете короткий список. Тем не менее, вы можете включить параграф или два в письмо о намерениях с указанием потребностей в финансировании проекта. Но имейте в виду, что слишком раннее рассмотрение финансовых вопросов может повлиять на ваш шанс выиграть контракт.
Отправить это безопасно
Вы хотите, чтобы ваше письмо прибыло; отправьте его заказным письмом, чтобы получить квитанцию с записью о доставке. (Эта Почтовая служба Соединенных Штатов предлагает эту услугу за небольшую плату; для получения информации о текущих ценах обратитесь на их веб-сайт.) Вы также можете отслеживать информацию о доставке в Интернете. Затем вы должны быть готовы написать свое фактическое предложение, чтобы определить договорные права и обязанности.
