Мероприятия по сбору средств охватывают весь спектр от небольших социальных и тематических гала-концертов до публичных мероприятий. По словам П. Бёрка Кигана, автора «Сбор средств для некоммерческих организаций», перед планированием мероприятия вы должны быть в состоянии идентифицировать 50 процентов ваших посетителей для небольшого частного собрания. Для феерии 35 процентов подойдут, говорит он. Хотя объявление в газете привлекает всех желающих на публичное мероприятие в парке, мероприятия, требующие больших финансовых обязательств или ограниченного списка гостей, требуют личного приглашения для обеспечения присутствия этой основной группы.
Выберите формат. Зарезервируйте подробные многостраничные письма для потенциальных спонсоров мероприятия или для суда крупных доноров. Для фактического списка гостей присутствие человека или пары на мероприятии остается главной целью. Выберите распечатанную или выгравированную одноразовую карточку для наиболее формальных событий. Для повседневных платьев достаточно печатного письма.
Откройте приглашение с приветствием или объявлением о включении. Чтобы получить письмо, отправьте приглашение, используя социальное название человека, например «Доктор», «Мистер», «Мисс» или «Мисс». Продлите приглашение от имени организации. Если приглашение не персонализировано, не обращайтесь к человеку по имени и начните с сообщения организации. Например, «Фонд коллекционера виджетов сердечно приглашает вас посетить Гала под звездами».
Разрабатывайте детали мероприятия. Определите формат и цель мероприятия, например: «Официальный ужин с выручкой от участия в программе аутрич-работы WCF». Пригласите получателя с новостями о знаменитости, присутствующей в качестве ведущего церемонии или основного докладчика.
Включите время, дату и местоположение. Участники просьбы ответить конкретному волонтеру или сотруднику благотворительной организации или конкретному адресу электронной почты.
Укажите регистрационный сбор. Укажите, оценивается ли он по отдельности, группе, столу или команде. Объявляйте о любых скидках, начисляемых за предварительную покупку билетов
Добавьте основной номер места проведения, чтобы потерянные участники могли уточнить направления в день проведения мероприятия. Уточните назначение номера. Например, напишите «Только для указания». Кроме того, напечатайте небольшую карту на обратной стороне письма или включите небольшую карту вставки в пригласительный билет.
Закрой с крючком. Приглашенные на митинг присутствуют с последней просьбой. Напомните им, почему это событие важно. Например, «Давайте спасать собак в округе Оранж вместе».
