Если все сделано правильно, выплаты по возмещению миль могут быть налоговым вычетом для предприятий и исключены из налогооблагаемого дохода работника. Тем не менее, чтобы получить такой благоприятный налоговый режим, предприятия и сотрудники должны соблюдать некоторые рекомендации Службы внутренних доходов. Сотрудники, которые не полностью возмещают расходы по пробегу, могут вычесть невозмещенную часть как прочие вычеты.
Планы возмещения вычитаемого пробега
Работодатели не обязаны по закону возмещать расходы на пробег, понесенные работниками. Тем не менее, многие решили сделать это, потому что бизнес-расходы вычитаются для целей налогообложения. Для того чтобы предприятие заявило о пробеге в качестве налогового вычета, оно должно вести документацию обо всех расходах, возмещаемых им в целях вождения. Например, работник, желающий получить компенсацию за газ, приобретенный в командировке, должен предоставить квитанцию за газ для получения компенсации. Кроме того, сотрудники не могут получить компенсацию за мили, проезжаемые в рамках их обычной поездки на работу.
Стандартные тарифные планы IRS
Чтобы упростить процесс ведения учета, IRS позволяет компаниям возмещать расходы сотрудников на основе стандартного тарифа за пробег. Этот тариф предназначен для учета средней стоимости газа, технического обслуживания, ремонта, лицензий, страхования автомобилей, регистрации и амортизации на каждую милю. По состоянию на 2014 налоговый год стандартная ставка пробега составляла 56 центов за милю, но она периодически обновляется. В соответствии с этим планом возмещения миль сотруднику необходимо только вести журнал вождения и указывать деловую цель каждой поездки.
Налогообложение расходов на возмещение пробега
Пока у бизнеса есть ответственный план, сотрудник не должен сообщать о возмещении пробега как доход. Чтобы быть подотчетным планом, работник должен проверить, что расходы связаны с бизнесом, перевести расходы в разумный период времени и вернуть любые полученные избыточные компенсации. Если план работодателя не соответствует этим стандартам, это необоснованный план, и возмещение облагается налогом. В этой ситуации о возмещениях сообщается вместе с другими заработными платами в ежегодной W-2 сотрудника.
Налоговые вычеты для работников
Если ваш работодатель не полностью возместит вам расходы по пробегу, вы можете вычесть невозмещенную часть в качестве подробного вычета. Невыплаченные расходы работника учитываются как деловые расходы работника в форме 2106. Чтобы рассчитать расходы, вы можете либо сложить все расходы, связанные с транспортным средством, которые вы понесли за работу, либо использовать стандартную ставку IRS. Не забудьте исключить все мили, которые вы проезжаете, как часть вашей обычной поездки на работу. Разные детализированные вычеты, такие как деловые расходы сотрудников, вычитаются только после того, как они превышают 2 процента от вашего скорректированного валового дохода.
Расходы на другие пробеги
Наряду с неоплаченными расходами за командировки, налогоплательщики могут также вычитать мили, начисляемые за медицинские визиты, переезд и мили, предназначенные для благотворительной организации. IRS позволяет налогоплательщикам вычитать стандартное расстояние в 23,5 цента за милю для медицинских посещений и переезда и 14 центов за милю для благотворительных организаций. Налогоплательщики могут вычесть медицинский пробег в качестве медицинских расходов в Приложении A. Мили, полученные на благотворительные цели, могут быть включены в благотворительные вычеты, которые также указаны в Приложении A. Перемещение пробега вычитается в Форме 3903.
