Когда вы тратите свои собственные деньги от имени клиента, работодателя, коллег по работе или делового партнера, вы можете и должны ожидать их возврата.Торговые агенты, учителя, юристы и финансовые консультанты могут нести возмещаемые бизнес-расходы на ежедневной основе. Эти расходы сводятся к вашей прибыли, если вы их не сдерживаете.
Отправить письмо с возмещением, прежде чем тратить
Если ожидание предварительного одобрения не приведет к упущенной возможности, запросите компенсацию, прежде чем тратить деньги. Подача запроса в письменном виде позволяет вам составить бюджет для мероприятия или проекта и заранее обосновать, как и почему тратить деньги сейчас сэкономит деньги позже.
Примеры:
Уважаемый Аллен Джеффрис!
При подаче ваших учредительных документов я узнал, что комиссия Аризонской корпорации взимает 35 долларов США за ускоренную обработку, чтобы зарезервировать желаемое название компании. Как мы обсуждали на нашей встрече в прошлый вторник, название вашей желаемой компании «Wild Turkey Surprise» требует 10 долларов за обработку, чтобы зарезервировать ее на следующие 120 дней. Добавление ускоренной платы обеспечит резервирование имени к пятнице, 11 мая, а не к четвергу, 17 мая. Выплата платы за ускоренную обработку гарантирует, что вы владеете именем до того, как компания Alphabet Sign выпустит неоновую вывеску, которую вы заказали для западной стороны вашего ресторана. Это также дает нам время, чтобы получить ответ от Warner Brothers, чтобы убедиться, что они не будут рассматривать имя как нарушение их товарных знаков или авторских прав.
Поскольку сроки имеют значение, я заплачу расходы на ускоренную обработку, если до полудня завтра не получу от вас ответа и отправлю запрос о возмещении вместе со своим обычным еженедельным отчетом о расходах.
С уважением,
Алексис Чепмен, бухгалтер, Чепмен Бизнес-услуги
Этикет суточных
Служба внутренних доходов заявляет, что суточные покрывают расходы на проживание, питание и непредвиденные расходы, когда сотрудник путешествует по делам. Сотрудники должны подать отчет о расходах в течение 60 дней, или суточные становятся налогооблагаемой заработной платой. В отчете должна быть указана дата поездки, бизнес-цель и место поездки. Сотрудник также должен приложить квитанции за проживание. Вся суточная выплата облагается налогом, если ваш работник не представляет отчет о расходах.
Пример:
Attn: Роберт Морган, менеджер бухгалтерии
Уважаемый Роберт Морган!
Приложен отчет о расходах за март 2018 года. Я приложил квитанции о запланированном трехдневном пребывании в Сандалис на острове Санибел в период с 5 по 7 марта для нашего ежегодного семинара по обучению продажам. Я добавил обвинения за дополнительные три ночи проживания в Денвере, штат Колорадо, между 7 и 12 марта, во время борьбы с дикой кошкой в нашем центре города. Я также добавил квитанции о химической чистке моего костюма после того, как нападающий бросил в меня водяной шар, наполненный красной краской, а также оценку стоимости нового снаряжения. Химчистка не смогла удалить все пятна. Я включил цитату из Men's Wearhouse, Ted's Clothiers и The Suit Depot о новом пиджаке, брюках, классической рубашке, галстуке и туфлях, поскольку все они имели значительные повреждения.
С уважением,
Джеймс С. Корвин, менеджер по продажам, магазин № 3126, Феникс, Аризона
Учителя
Многие школы не платят учителям за предметы, которые они могут приобрести. Однако школьные округа могут покрывать, по крайней мере, часть расходов на непрерывное образование, включая оплату проезда, проживания, учебников, оплату тестов и учебных материалов. Вы можете вычитать до 250 долларов в год из своей налоговой декларации, если ваш округ не возместит вам расходы. Проконсультируйтесь со своим директором и руководителем школы, прежде чем тратить деньги.
Пример:
Уважаемый мистер Полк!
В этом году класс на 10 процентов больше, чем в прошлом году, но я получил только 15 учебников в рабочем состоянии для моих 33 учеников. Хотя вы правы в том, что ученики могут делиться книгой в классе, они не смогут учиться вместе дома. Печать всех этих дополнительных страниц рабочих тетрадей заставит меня пройти проверку годового пособия на копировальную бумагу до 30 сентября, и у меня не останется иного выбора, кроме как покупать новые учебники или покупать больше копировальной бумаги.
Я подсчитал, что даже если все страницы будут напечатаны без ошибок, мне понадобится 32 дополнительных пачки копировальной бумаги в период с 1 октября 2018 года по 31 мая 2019 года. Поскольку большинство родителей уже платят 65 долларов в год за обучение, я чувствую, что попросить их заплатить за копии, когда у их детей уже есть учебники, было бы бременем. Я готов купить бумагу сам, пока школьный округ в какой-то момент мне заплатит. Для сравнения я включил цены от Staples, Office Depot и Walmart.
С уважением,
Энджел Харрис, 5 класс Наука, Средняя школа Роллинг Хиллз
Сотрудник сотрудников
Если вы одалживаете деньги, инструменты или расходные материалы коллеге, вы должны заранее договориться, является ли это подарком или ссудой. Большинство коллег постараются сбалансировать книги, но некоторые могут забыть о вашей щедрости, если вы не потребуете возврата. Если вы заключили какое-либо письменное соглашение, в случае необходимости вы получите поддержку по делу о мелких претензиях. Если бы ваша договоренность была устной и частной, и никто больше не присутствовал, вам бы не повезло, если вы вернули свои деньги или имущество.
Примеры:
Образец письма о возмещении расходов с предварительным письменным соглашением:
Уважаемый Боб!
Когда я купил ваш транзитный пропуск на март, я понял, что вы либо заплатите мне, либо купите мне пропуск на апрель. Я приложил копию соглашения о возмещении, которое вы подписали до того, как приобрели ваш пропуск. Пожалуйста, заплатите мне 62 доллара в эту пятницу, или мне придется добавить 5 долларов за просрочку. Спасибо за заботу об этом как можно скорее.
С уважением,
Roland
Формат письма о возмещении без предварительного письменного согласия:
Уважаемый Зак!
Три обеда, которые я купил тебе на прошлой неделе, составили 39,20 доллара. Пожалуйста, оплатите как минимум половину этого к этой пятнице, а оставшуюся часть - к 24 апреля. Я понимаю, что вы боретесь, но я использовал часть газовых денег на этой неделе, чтобы купить эти блюда для вас. Спасибо, что сразу позаботились о проблеме.
Член вашей команды,
Дженет
