Возмещение пробега в Калифорнии регулируется как Трудовым кодексом, раздел 2802, так и Калифорнийским кодексом правил, раздел 8, раздел 13700-13702. Если работодатель из Калифорнии требует, чтобы сотрудник занимался официальной деятельностью компании, он должен либо предоставить сотруднику автомобиль, на который покрываются все расходы, либо возместить работнику стоимость вождения. Законодательство штата Калифорния предоставляет работодателям определенную гибкость в определении того, как именно возмещать работникам расходы, связанные с пробегом и поездками.
Возмещение базового пробега
В соответствии с законодательством штата Калифорния, возмещение миль определяется как сумма, выплачиваемая работникам за все «необходимые расходы, связанные с эксплуатацией транспортных средств, предоставляемых работником для работы». Возмещение пробега не ограничивается расходами на бензин, но должно компенсировать работнику дополнительные факторы, такие как амортизация автомобиля, ремонт и расходы на страхование. Регулярные поездки сотрудника не подлежат компенсации, если только работодатель не накладывает ограничения на сотрудника во время поездки, не требует, чтобы сотрудник был доступен для работы, или не направляет его на выполнение работы в пути. Законодательство штата Калифорния требует от работодателя вести ежедневный учет возмещаемого пробега, а также предписывает, чтобы выплаты возмещения производились к концу месяца, следующего за месяцем, в котором произошло вождение автомобиля, или когда работник подал иск. В деле Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) суд установил, что существует три приемлемых способа, которыми работодатель из Калифорнии может возместить расходы на пробег - метод «фактических расходов», метод «возмещения миль» и «единовременная выплата». метод.
Метод фактических расходов
В методе фактических расходов сотрудники должны представить подробные записи о расходах работодателю. Эти записи будут включать фактические расходы по каждому возмещаемому компоненту эксплуатации транспортного средства и должны будут включать пропорциональные расходы, такие как шины, масло, страхование и амортизация. Сотрудник должен будет рассчитать часть общего времени вождения, связанного с работой, и использовать этот процент для расчета пропорциональных сумм. Сотрудник также обеспечит расходы на газ. Хотя этот метод, вероятно, является наиболее точным, он требует подробных отчетов сотрудника и трудоемкой проверки фактов работодателем.
Метод возмещения пробега
Чтобы несколько уменьшить бремя отчетности, но при этом обеспечить справедливое возмещение затрат работникам, работодатели могут использовать метод возмещения миль. Этот метод предусматривает ежемесячное возмещение расходов на основе ставки возмещения миль Службе внутренних доходов, которая, по мнению Департамента труда штата Калифорния, является разумной ставкой возмещения всех расходов, понесенных за рулем. Если сотрудники или работодатель не согласны с тем, что ставка является приемлемой, оплата может отличаться от ставки IRS, но бремя, возлагаемое на подающую жалобу сторону, должно доказать, почему так должно быть. В соответствии с методом возмещения миль, необходимо вести записи о каждой пройденной миле и дате, когда она была проведена.
Метод «единовременной выплаты»
Метод возмещения «единовременно выплачиваемой суммы» позволяет работодателю компенсировать работникам транспортные расходы путем увеличения их общей компенсации. Это может быть определенный платеж, часто называемый «автоматическим надбавкой», или увеличение базовой компенсации. Если работодатель увеличивает базу или комиссионные, работодатель обязан определить сумму компенсации, которая предназначена для возмещения работнику транспортных расходов. Опция единовременной выплаты может быть подходящей, когда сотрудники часто совершают одни и те же поездки по причинам, связанным с работой.
