Предприятия используют различные формы маркетинга и коммуникации каждый день. Дизайн и содержание бланка, используемого для каждого типа коммуникации, часто являются первым, что видит потенциальный клиент в компании. Хотя дизайн и креативность безграничны, компании обычно придерживаются четырех стандартных бланков в деловом общении.
Стандартный бланк
Стандартный бланк обычно относится к объекту в целом и обычно используется для административных или сервис-ориентированных целей. Аудитория обычно общая и широко распространенная, и письмо может быть документом формы, таким как письмо по умолчанию, уведомление или счет-фактура. Стандартный бланк обычно включает только название и адрес компании, а также логотип или водяной знак логотипа, если таковой имеется.
Специализированный бланк
Специализированный фирменный бланк очень похож на стандартный фирменный бланк, за исключением того, что он обычно исходит из определенного отдела компании, такого как бухгалтерский, юридический или маркетинговый. Аудитория может быть более заинтересована в области, из которой они получают сообщения. Например, в розничной компании аудиторией может быть группа поставщиков для производственной зоны компании или группа аудиторов для области бухгалтерского учета компании. Как и стандартный бланк, специализированный бланк включает название компании, адрес и логотип или водяной знак; Тем не менее, специальность отдела или области компании включены, а также любые другие изображения или логотипы, относящиеся к отделу.
Пользовательский бланк
Пользовательский бланк обычно более специфичен для предмета, чем другие типы, и, как правило, исходит от одного конкретного человека. Эти фирменные бланки обычно используются для внутренней связи, такой как заметки или презентации. Они также используются для внешних коммуникаций и, как правило, не предназначены для использования в документах формы. Если снова использовать отрасль розничной торговли в качестве примера, у менеджера проекта может быть свой собственный фирменный бланк, который можно использовать при отправке внешних сообщений своим независимым подрядчикам. Наряду с названием компании, адресом, логотипом и конкретной областью, на фирменном бланке также указываются имя отправителя и информация о его деловых контактах.
Исполнительный бланк
Исполнительный бланк очень похож на фирменный бланк в том смысле, что его целевая аудитория и тема специфичны для одного человека или проблемы. Этот конкретный бланк зарезервирован для персонала на уровне директора или выше и используется для целей, варьирующихся от писем о прекращении до предложений писем. Бланк руководителя также может присутствовать в бланке от одного конкретного руководителя. Например, руководитель может иметь много разных форм писем, отправленных по умолчанию. Несмотря на то, что они являются шаблонными по своему характеру, получатели с большей вероятностью будут демонстрировать соответствующий ответ при получении сообщения с определенной более высокой позиции, чем при получении бланка, отправленного нескольким получателям на стандартном бланке. Исполнительный бланк отформатирован так же, как и фирменный бланк, хотя он может выделять заголовок конкретного отправителя более жирным или крупным шрифтом. Бумага также обычно более высокого качества.
Дизайн и формат
Все фирменные бланки должны быть уникальными по дизайну, но как можно более стандартными по формату. Дизайн должен мгновенно показывать вашей аудитории культуру и торговую марку вашей компании. Например, если у вашей компании есть определенные маркетинговые цвета, логотипы или слоганы, они должны быть включены во все фирменные бланки. Если вы используете только черно-белую печать, ваш логотип и слоган должны быть еще более заметными. Шрифт вашего бланка должен выделяться; однако, это не должно быть подавляющим или неразборчивым для читателя. В частности, ваш фирменный бланк не должен занимать больше страницы, чем необходимо.
