Будь то отправленные почтовой службой или электронной почтой, деловые письма всегда следуют определенному формату и стилю. После того, как формат быстро перейдет к сути и расскажет вашему читателю о дополнительных сопутствующих документах, таких как резюме, подписанный контракт или копии оплаченных счетов. Детализация вложений в теле вашего письма и пометка их в нижней части письма - это профессиональный способ помочь получателю понять, почему вы пишете и какие дополнительные материалы вы отправили.
Расскажите читателю, почему вы пишете
Хорошо написанное деловое письмо начинается с одного предложения, объясняющего, почему вы пишете. Сообщите получателю, какие и сколько документов вы прикрепляете и почему вы их включаете. Вам следует начать с таких фраз, как «Я прилагаю свое резюме на должность помощника менеджера» или «В приложении приведена копия полученного мной письма, подтверждающего мой недавний платеж».
Избегайте быть слишком формальным
Ваше письменное деловое письмо не должно включать гораздо более формальную фразу «Пожалуйста, найдите в приложении…». Хотя это не грамматически неверно, этот тип формального письменного языка используется в основном в научных журналах, официальных документах и местах, где требуется повышенный уровень серьезности. Как правило, избегайте слишком формальных формулировок в повседневной деловой переписке и электронных письмах.
Перечислите приложения или приложения под вашей подписью
Внизу письма после строки подписи находится подходящее место для перечисления вложений. Если вы отправляете электронное письмо, дважды ставьте после подписи, а затем цитируйте вложения с краткой записью, такой как «Вложение: Резюме для Джейн К. Доу». Если вы отправляете письмо через почтовую службу, вы добавляете запись, кратко описывающую Вложения две строки под подписью. Вы можете написать слово «приложение» (например: «Приложение: Ежемесячная сводная информация о рынке») или использовать обычную деловую аббревиатуру «Enc.» («Приложение: Резюме для Джона К. Доу).
Дополнительные советы для деловой электронной почты
Как называть вложения: Форматирование имеет решающее значение при отправке деловой электронной почты. Имя файла вложения должно быть связано с вашей электронной почтой. Укажите свое имя, краткое описание темы и дату электронного письма. Если в приложении содержится более одной страницы, укажите это также.
Прикрепите фотографии эффективно: Если вы отправляете фотографии, убедитесь, что вы обрезаете их, чтобы показать только то, что имеет отношение к делу, и в небольшом или среднем размере, который быстро загрузится на компьютер или устройство получателя.
Убедитесь, что включили все: Прежде чем запечатать конверт или нажать кнопку отправки, убедитесь, что ваши вложения находятся в конверте или что вы приложили свои документы к своей электронной почте. Многие рекрутеры и другие компании могут отказаться от писем, которые не включают в себя запрошенные вложения. Это также создает впечатление, что отправитель небрежен.
