Перепланирование крупных деловых мероприятий может стать логистическим кошмаром; даже при наличии наиболее веских причин для изменения даты клиенты и деловые контакты будут раздражены и доставлены неудобства. То, как вы представите информацию, также окажет большое влияние на впечатления участников; будьте осторожны, чтобы звучать извиняющимся, но в то же время оптимистичным образом, чтобы получатели рассматривали изменение графика как временную неудачу, а не как оплошность или результат плохого планирования.
Вставьте часть фирменного бланка в ваш принтер; Это официальное уведомление о переносе мероприятия, которое вы проводите. Время имеет существенное значение, и фирменные бланки привлекут внимание получателя более эффективно, чем обычная бумага.
Откройте программу обработки текста на ваш выбор. Начните новый документ, выбрав «Файл» и «Новый».
Введите дату и пропустите строку. Используйте функцию слияния в вашей программе обработки текста, чтобы вставить имена и адреса участников.
Начните с заявления о том, что вам придется перенести мероприятие и обновить воспоминания о том, что это за событие и когда оно должно было быть проведено изначально.
Приносим искренние извинения и объясним причину задержки. Не извиняйтесь более одного раза, иначе получатели могут расценивать это как признание вины или неумелого руководства.
Дайте подробную информацию о том, когда событие произойдет. Если ваша компания предлагает компенсацию за плату за перебронирование или другой стимул, подробно опишите, как участники могут подать заявку на компенсацию. Подыграйте хорошие новости; если изменение сроков является счастливым событием, например, перенос сроков на более благоприятную погоду, прокомментируйте это.
Поблагодарите участников за сотрудничество и предоставьте им контактную информацию, по которой они могут позвонить, если у них возникнут вопросы или возникнет проблема с переносом визита.
Подпишите письмо «С уважением» и пропустите три строки. Введите свое полное имя и заголовок. Напечатайте буквы и подпишите каждую над напечатанным именем.
Отправляйте письма по почте с самым быстрым сервисом, который вы можете себе позволить. Если вы не можете позволить себе отправлять большое количество писем с помощью Priority Mail, сначала позвоните каждому участнику и предоставьте ему основную информацию о переносе мероприятия. Дайте им знать, что официальное письмо будет следовать.
