Думаете, формальные деловые письма старомодны? Подумай еще раз. Несмотря на обилие электронных писем и текстовых сообщений, официальные письма все еще широко используются для ведения бизнеса. Если вы хотите подать заявку на работу, подать жалобу или просто запросить дополнительную информацию о компании, есть большая вероятность, что вам нужно будет набрать деловое письмо. Следующие шаги объясняют, как набрать деловое письмо в формате полного блока, где все строки выравниваются по левому краю.
Предметы, которые вам понадобятся
-
компьютер
-
Бумага
Используйте деловое письмо с компьютером. Используйте фирменные бланки с печатью или белую бумагу размером 8,5 на 11 дюймов.
Выберите легко читаемый шрифт, например Times New Roman или Courier, с размером шрифта 10 или 12.
Нажмите кнопку «Ввод» четыре-шесть раз в верхней части страницы. Затем введите свое имя, должность и адрес. (Если у вас есть собственный фирменный бланк, пропустите этот шаг.)
Пропустить еще три строки. Введите дату.
Введите полное имя, название и адрес получателя на пару строк ниже даты. Используйте правильное название перед именем получателя, например, Ms., Mr. или Dr.
Пропустите две строки и введите приветствие с двоеточием. Например, «Дорогой доктор Смит» или «Дорогая миссис Джонс»
Пропустите еще две строки и начните свое письмо. Ваш вступительный абзац должен объяснить цель вашей переписки - например, «Я пишу, чтобы пожаловаться на один из ваших продуктов».
Завершите основную часть письма, расширив то, что вы написали в первом абзаце. Ваш последний абзац должен кратко изложить цель вашего письма.
Прежде чем закончить письмо, ознакомьтесь с любыми прилагаемыми документами, например, «Я приложил свое резюме и образец письма».
Пропустите две строки и завершите письмо словами «Спасибо» или «С уважением» или вашим профессиональным заключением.
Пропустите четыре строки и введите свое имя. Когда ваше письмо будет напечатано, подпишите свое имя в отведенном для этого месте.
подсказки
-
Вычитайте ваше письмо перед отправкой. Это может быть хорошей идеей, чтобы кто-то еще прочитал это тоже. Если у вас нет компьютера, позвоните в местную библиотеку. Публичные библиотеки часто предлагают бесплатный доступ к компьютеру. Краткость важна. Постарайтесь, чтобы ваше письмо оставалось на одной странице.
Предупреждение
Никогда не используйте ненормативную лексику в деловом письме. Избегайте сленга. Не вводите все заглавные буквы.
