Не полагайтесь на телефонные звонки, чтобы получить результаты, которые вам нужны. Говоря по телефону со службой поддержки клиентов, страховыми компаниями, предприятиями или кем-либо еще о важной теме, вам необходимо предоставить письмо-подтверждение для создания письменной записи для будущего использования.
Предметы, которые вам понадобятся
-
текстовый редактор
-
бумага
-
конверт
-
печать
Письмо-подтверждение - это способ сделать запись телефонного разговора в письменном виде, который можно использовать позднее, чтобы доказать, что обсуждалось. Письмо-подтверждение выполняет три вещи: 1) помогает сторонам отслеживать обязанности; 2) сообщает адресату, что разговор не будет забыт; и 3) могут быть использованы в качестве доказательств в судебном процессе для подтверждения вашей версии событий.
Запланируйте свое письмо до телефонного разговора, составив список вопросов для обсуждения. Для каждого предмета обсуждения определите, кто несет ответственность и когда будет выполнено задание. Если есть какие-то непредвиденные обстоятельства, идентифицируйте их.
После телефонного разговора начните писать письмо. Включите дату, адресата и строку темы. Напишите письмо ясно и лаконично. Письмо должно быть фактическим и точным. Оставьте комментарии, спекуляции и эмоции. Как правило, не используйте восклицательные знаки. Не пытайтесь запугать или запугать. Помните, что письмо может в конечном итоге быть прочитано судье или присяжным, и вы не хотите, чтобы его называли противным или необоснованным.
Начните письмо с «Это письмо должно подтвердить наш телефонный разговор дата относительно ___". Затем точно опишите то, что обсуждалось, указав, кто что сказал. Убедитесь, что вы включили всю важную информацию, включая информацию о том, кто несет ответственность за элемент действия, когда он должен быть завершен, и любые непредвиденные обстоятельства. Завершите письмо" Пожалуйста как можно скорее сообщите мне в письменном виде, если что-либо описанное выше является неточным. "Затем подпишите письмо.
Обязательно сделайте и сохраните копию подписанного письма, а затем отправьте его по почте. Если предмет письма имеет решающее значение и у вас есть основания полагать, что адресат может отказать в получении письма, отправьте письмо заказным письмом. Если у вас есть адрес электронной почты получателя, значит, с электронной почтой все в порядке.
