Для многих запоминание большого количества телефонных номеров является невыполнимой задачей. Когда кто-то звонит в ваш офис, вам нужно иметь правильный номер под рукой, и лучший способ сделать это - сохранить телефонный справочник офиса. В то время как большие офисы могут иметь сложные телефонные системы с электронными каталогами, большинству офисов не нужно ничего такого сложного. С очень небольшими усилиями вы можете создать простой офисный каталог, чтобы вся необходимая информация была у вас под рукой.
Предметы, которые вам понадобятся
-
компьютер
-
Программное обеспечение для работы с электронными таблицами или учетная запись Google Docs
Создайте новую электронную таблицу и назовите ее «Office Directory». Использование электронной таблицы - это простой способ настроить телефонный справочник для офиса, который недостаточно велик, чтобы иметь центральную систему телефонных справочников.
Добавьте три заголовка столбца к вашей электронной таблице: Имя, № офиса и Телефон. Если вы хотите, добавьте больше столбцов в электронную таблицу, и вы можете легко отслеживать, например, адреса электронной почты и номера факсов.
Отправьте каталог (или ссылку на него, если вы используете электронную таблицу) своим коллегам и попросите, чтобы они заполнили свою правильную информацию и отправили ее вам. Может быть офисный административный помощник с этой информацией, которого вы можете попросить немедленно заполнить эту информацию.
Соберите результаты в одну электронную таблицу со всеми изменениями. Теперь у вас есть рабочий телефонный справочник для вашего офиса.
Распечатайте телефонный справочник или отправьте его по электронной почте в ваш офис для общего пользования. Посмотрите Советы ниже для простого способа распространения телефонного справочника с меньшими хлопотами.
подсказки
-
Поскольку телефонные номера в офисе меняются относительно часто, использование электронной таблицы, такой как Документы Google, может сэкономить ваше время и усилия. Поделитесь электронной таблицей телефонного справочника со всеми в вашем офисе и предоставьте им возможность вносить изменения по мере необходимости, а поскольку каталог находится в сети, вам не придется беспокоиться о том, чтобы отправлять новые копии по электронной почте при обновлении каталога.
