Форма налоговой службы W-9 используется для получения идентификационного номера налогоплательщика для физического лица или корпорации. Компании используют эту форму для получения ИНН для новых поставщиков. После получения первоначальной формы IRS W-9 компании не обязаны получать обновленные формы для установленных поставщиков; поставщики несут ответственность за предоставление обновленной формы W-9 в случае изменения определенной информации.
Обновление информации W-9
Продавец обязан предоставить компании новую форму W-9, если имя или ИНН для поставщика изменяется. Кроме того, если бизнес-структура поставщика меняет свои налоговые требования, должна быть предоставлена новая форма W-9.
Использование W-9
IRS требует, чтобы компании подали Форму 1099, чтобы сообщить о платежах определенным поставщикам сверх 600 $. Форма W-9 гарантирует, что у компании будет достаточно информации для подачи формы 1099, если это необходимо.
Заменяющие формы
IRS позволяет компаниям использовать свои собственные формы, а не форму W-9, если она запрашивает по существу аналогичную информацию. Например, компания может создать свою собственную форму настройки поставщика и отправить ее всем новым поставщикам. Эта форма может включать как информацию о поставщике, относящуюся к компании, так и информацию, содержащуюся в форме W-9.
Форма W-9 Информация
Форма W-9 запрашивает имя поставщика, почтовый адрес, налоговую классификацию и номер социального страхования или идентификационный номер работодателя. Форма W-9 или эквивалентная замена также должны требовать от поставщика удостоверения того, что предоставленный идентификационный номер налогоплательщика является точным, что поставщик является гражданином США и что поставщик не подлежит резервному удержанию.
Штрафы
Если компания запрашивает Форму W-9 у поставщика, а поставщик не соблюдает, продавец может быть оштрафован на 50 долларов, если сбой не вызван разумной причиной, а не преднамеренной халатностью. Продавец также может понести гражданские и уголовные санкции, если предоставлена ложная информация.
