Хотя некоторые владельцы малого бизнеса предпочитают проводить операции на корневых каналах, а не вести собственный учет, бухгалтерия является неотъемлемой частью ведения бизнеса. Преимущества бухгалтерского учета заключаются в том, что он может рассказать о том, что происходит в вашей компании, - такую, которая может помочь вам улучшить операционную деятельность, стать более прибыльной и избежать проблем с местными и федеральными налоговыми органами. Тщательный и точный учет также может помочь вам разобраться с потенциальными кредиторами и инвесторами, когда ваш бизнес ищет финансирование.
подсказки
-
Преимущества использования бухгалтерского учета в бизнесе связаны с пониманием, которое предоставляют цифры. Эти цифры помогут вам понять, что происходит хорошо и где есть возможности для улучшения.
Какова основная цель бухгалтерского учета?
Основной целью бухгалтерского учета является отслеживание доходов и расходов вашей компании. Доход - это все деньги, поступающие в ваш бизнес от продажи товаров и услуг, а также любые другие виды дохода, такие как заработанные проценты или арендная плата или роялти. Расходы - это все, что ваш бизнес покупает для своей деятельности и инфраструктуры, такие как материалы, рабочая сила, аренда, расходные материалы, почтовые расходы, страхование, транспортные расходы, профессиональные услуги, реклама и оборудование.
Информация, которую ваш бухгалтер или бухгалтер собирает о доходах и расходах, входит в состав бухгалтерской отчетности, которая предоставляет необходимую информацию о финансовом положении вашей компании. Эти отчеты помогут вам определить свои сильные стороны и устранить свои слабые стороны. Они также предоставляют вам информацию, необходимую для налоговой отчетности.
Отчет о прибылях и убытках представляет собой краткий обзор вашей бухгалтерской информации о доходах и расходах. Он подсчитывает и перечисляет все ваши покупки в соответствующих категориях, таких как аренда и начисление заработной платы, а затем перечисляет эти суммы, чтобы предоставить обзор. Точно так же он суммирует ваш входящий доход на основе источника дохода, такого как оптовые продажи или розничные продажи. Ваш отчет о прибылях и убытках важен, потому что он показывает, сколько вы фактически заработали в конце дня. Этот итоговый показатель представляет собой сумму, оставшуюся после вычитания общих расходов из общего дохода.
Баланс представляет собой снимок вашего общего финансового состояния в определенный момент времени. Это важно, потому что это подводит итог вашей чистой стоимости. В разделе активов в балансе перечислено все, что принадлежит вашей компании, включая денежные средства в кассе, задолженность перед вами по счетам к получению, инвентарь на ваших полках и ценные долгосрочные покупки, такие как основные единицы оборудования. Раздел пассивов вашего баланса включает в себя все, что вы должны, включая краткосрочные и долгосрочные остатки по кредитам и кредиторскую задолженность. Чистый капитал вашей компании, основанный на информации, представленной в вашем балансе, рассчитывается путем вычитания ваших общих обязательств из ваших общих активов.
Отчет о движении денежных средств или форма потока денежных средств - это инструмент бухгалтерского учета, который помогает вам предсказать, когда у вас будет доступный капитал и когда у вас будут дефициты денежных потоков. Часть выписки содержит все ваши ожидаемые входящие денежные средства с разбивкой по месяцам. Эти деньги не обязательно должны поступать от дохода от продажи продуктов или услуг. Это может также включать капитал от ссуд или инвестиций. Часть выписки включает все ваши ожидаемые исходящие денежные средства, включая расходы на заработную плату, расходы на материалы, аренду и страховые платежи. Ваши ожидаемые расходы включают не только вычитаемые расходы на бизнес. Вы также перечислите платежи по основной сумме кредита, которые не облагаются налогом и не появятся в отчете о прибылях и убытках. В нижней строке каждого столбца показаны исходящие расходы, вычтенные из входящих денежных средств, с указанием того, сколько денег вы можете ожидать получить в конце месяца.
Какова цель бухгалтера?
Цель вашего бухгалтера - подвести итоги работы вашего бухгалтера, составив бухгалтерские книги в отчетах. Ваш бухгалтер может также заполнить ваши налоговые формы и проконсультировать вас о том, как лучше тратить и экономить ваши деньги. Вам может потребоваться, а может и не понадобиться нанять профессионального бухгалтера, в зависимости от вашего уровня комфорта при работе с номерами, сложности вашего бизнеса и вашей налоговой ситуации.
Цель вашего бухгалтера состоит в том, чтобы вводить квитанции и счета-фактуры в базу данных, бухгалтерскую книгу или электронную таблицу, чтобы вы могли отслеживать расходы и продажи. Большинство бухгалтерских систем компьютеризированы, потому что бухгалтерские программы могут организовывать и добавлять номера быстрее и эффективнее, чем ручные, рукописные системы. Однако вам не нужна компьютерная программа для ведения бухгалтерского учета в вашей компании. Рукописная система, которая отслеживает продажи и расходы, также предоставит необходимую информацию.
Вы можете вести свою собственную бухгалтерию, отслеживая доходы и расходы и отслеживая эту информацию так, чтобы это было полезно для вас и вашего бухгалтера. Информация должна быть легко читаемой и понятной, и она должна точно отражать финансовую активность вашего бизнеса. Ваша бухгалтерская информация будет полезна для вашего бухгалтера, поскольку она предоставляет необходимую информацию для составления налоговых отчетов и кредитных документов. Эта же информация может быть полезна внутри компании, чтобы дать представление о вашем бизнесе, например, показать, какая часть вашего дохода поступает от оптовых продаж по сравнению с розничными продажами и сколько вы тратите на материалы, а не на рабочую силу.
Даже если вы нанимаете бухгалтера и бухгалтера для организации вашей финансовой информации и подготовки налоговых форм, вы все равно несете бухгалтерские обязанности как владелец бизнеса. Вы должны сохранить всю необходимую им информацию, такую как счета, которые вы пишете, и квитанции, которые вы получаете за деловые покупки, которые вы сделали. Чем более организованы эти документы, когда вы приносите их своему бухгалтеру и бухгалтеру, тем меньше вам придется платить за их время. Бухгалтеру требуется больше времени, чтобы организовать обувную коробку, полную квитанций, чем методично работать с файлом с документами, которые уже отсортированы по дате или по счету кредитной карты.
Каковы правила бухгалтерского учета?
Правила бухгалтерского учета регулируют способы ввода расходов и доходов в систему в виде дебетов или кредитов. Эти правила регулируют двойную бухгалтерию, систему, которая широко используется со времен позднего средневековья. Системы двойного входа не только отслеживают ваши доходы и расходы, они также показывают, как деньги и активы перемещаются по вашей компании. В системе двойной записи каждая запись, которая вводится как дебет, должна быть сбалансирована с соответствующим кредитом и наоборот. Альтернативой двойной бухгалтерии является система однократной записи, в которой вы просто перечисляете и подсчитываете свои доходы и расходы без встроенных протоколов для согласования этих записей с вашей реальной финансовой ситуацией.
При работе с личными учетными записями лицо, которое переводит активы в бизнес, должно быть зачислено, а получатель или компания - списана. Это кажется нелогичным, потому что средства покинули руки человека и были переданы в руки бизнеса. Однако бухгалтерские счета не всегда описывают фактические остатки денежных средств. Скорее, они относятся к суммам, которые должны или принадлежат. Когда физическое лицо, например владелец, переводит деньги в бизнес, эта транзакция увеличивает или зачисляет на счет и представляет сумму, которую бизнес должен этому человеку. Этот же перевод средств создает дебет для бизнес-счета, потому что, несмотря на то, что наличные деньги имеются в наличии и доступны, теперь они принадлежат тому, кто их предоставил.
При работе с реальными счетами, такими как недвижимость и машины, правила бухгалтерского учета требуют, чтобы вы дебетовали новые покупки и кредитные позиции, которые вы продали или иным образом вывели из эксплуатации. Первоначально актив объявлен как дебет, потому что вы потратили деньги на его приобретение. Если вы продаете его или выводите его из эксплуатации после истечения срока его полезного использования, вы удаляете дебет или зачисляете на счет, представляющий то, что вы должны при покупке.
Когда ваш бизнес покупает материалы или оплачивает аренду, правила бухгалтерского учета требуют, чтобы вы проводили эти транзакции как дебеты. И наоборот, когда вы продаете продукты или услуги, ваша учетная система рассматривает эти транзакции как кредиты. Покупки, которые требуют исходящих средств, уменьшают капитал вашей компании, следовательно, они отслеживаются как дебеты. Доходы и другие доходы, такие как входящие арендные платежи, увеличивают капитал вашей компании, поэтому они отслеживаются как кредиты.
Хотя эти правила бухгалтерского учета регулируют то, как каждая транзакция отображается в вашей системе бухгалтерского учета, на самом деле вам не нужно понимать и применять их, если вы не вносите записи в систему бухгалтерского учета с двумя записями, которая не запрограммирована для организации вашей информации. Например, если вы используете рукописную бухгалтерскую книгу в качестве основы своей системы бухгалтерского учета, вам придется каждый раз при принятии решения определять, представляет ли эта транзакция дебет или кредит, и где появится соответствующий дебет или кредит. Однако, если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, такое как QuickBooks, ваши чеки, счета и квитанции о продажах будут автоматически отображаться на соответствующих кредитных и дебетовых счетах вместе с соответствующими дебетами или кредитами.
Как использовать бухгалтерский учет в бизнесе
Преимущества бухгалтерского учета - это не только хорошая бизнес-стратегия, но бухгалтерская информация, безусловно, поможет вам выработать стратегию и спланировать. Ни один бизнес не может выжить без какой-либо системы учета. Если ваша компания совершает покупки и продажи без отслеживания сумм, которые вы купили и продали, у вас не будет возможности определить, заработали ли вы прибыль или понесли убытки в конце года. Вы не будете знать, сколько вы должны и сколько у вас есть, поэтому вы не сможете оценить, сколько из ваших входящих денежных средств вы можете снять для личного использования и сколько вы должны держать на банковском счете вашей компании для предстоящего бизнеса. расходы.
Бухгалтерская информация также дает ценную информацию о деятельности компании. Это позволяет сравнивать ваши продажи в разных категориях с течением времени, например, смотреть на тенденции для разных продуктов в разных местах продаж. Он дает вам инструменты и информацию, позволяющую рассматривать ваши расходы в процентах от вашего дохода, чтобы увидеть, насколько стабильна ваша маржа и как производительность вашей компании сравнивается с показателями конкурентов в вашей отрасли. Форма денежного потока позволит вам искать источники капитала до того, как они вам действительно понадобятся, и планировать крупные покупки в соответствии со временем года, когда наличных денег будет достаточно. Бизнес без бухгалтерской информации - это все равно, что летать на самолете без радара.
Бухгалтерский учет также необходим для выживания вашей компании, потому что вы обязаны по закону сообщать о доходах и платить налоги. Без полной и точной системы бухгалтерского учета вы не будете знать, сколько вы заработали и потратили, и у вас не будет информации, необходимой для заполнения налоговых форм на местном, государственном и федеральном уровнях. Кроме того, если ваш бизнес когда-либо нуждается в финансировании, ваши заявки на кредит почти наверняка потребуют от вас включать финансовые отчеты за предыдущие годы и наиболее вероятные прогнозы на предстоящие периоды.
