Многие организации назначают сотрудников для работы 24-7, 365 дней в году, чтобы удовлетворить потребности в работе и обеспечить более высокий уровень обслуживания, чем у конкурентов. Эффективное планирование сотрудников на эти смены требует баланса ожидаемого спроса, желаемого уровня обслуживания, доступности сотрудников и затрат. Поскольку заработная плата и пособия часто являются самыми крупными статьями в бюджете департамента, точность планирования оказывает непосредственное влияние на итоговые показатели. Многие компании полагаются на программное обеспечение для планирования, также называемое пакетами управления персоналом, чтобы помочь с этой важной задачей.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Отчеты о производительности
-
ПО для работы с электронными таблицами
-
Программное обеспечение для управления персоналом (необязательно, но рекомендуется)
Как составить график сотрудников 24-7
Понимать бизнес-задачи, требующие укомплектования персоналом, например отвечать на входящие звонки с продаж, отвечать на электронные письма клиентов или вводить заказы по факсу. Признать бизнес-цели, показатели и ожидания уровня обслуживания клиентов для каждой задачи. Определите среднее время, необходимое для эффективного выполнения каждой задачи. Определите любые факторы, которые могут положительно или отрицательно повлиять на производительность персонала.
Определите, кто будет выполнять работу (например, представители, менеджеры) и в каких местах деятельности. Если есть несколько рабочих мест, выясните, есть ли различия в часовых поясах. Подумайте о вашем сочетании сотрудников, занятых неполный рабочий день и полный рабочий день.
Ознакомьтесь с любыми политиками или правовыми нормами компании, которые могут повлиять на ваши решения о планировании. Обратитесь к вашему отделу кадров.
Прогнозировать бизнес-спрос с помощью данных, отчетов и программного обеспечения для прогнозирования. Анализировать исторический объем работы за те же периоды времени.Рассмотрите будущие колебания спроса на сезонность, изменения продукта, рекламу, рыночные условия, рост или спад бизнеса и другие соответствующие факторы. Определите общий объем ожидаемой работы с разбивкой по временным приращениям, таким как месяц, неделя, день и час. Создавая очень подробный прогноз спроса, вы можете более точно прогнозировать потребности в персонале.
Прогнозируемые кадровые исключения, которые являются часами, в которые сотрудники будут недоступны для выполнения рабочих задач. Исключения включают больничное время, отпуск, перерывы, встречи и тренировки. Просмотрите историческую информацию и создайте предположения о будущем времени исключения.
Создайте модель «что, если» для штатного расписания с использованием программного обеспечения управления персоналом (WFM) или Microsoft Excel. Входные данные должны включать задачи, производительность, ожидаемую рабочую нагрузку и прогнозы исключений. Выходные данные будут включать в себя прогнозируемые уровни обслуживания клиентов, штатное расписание и сменный дизайн. моделей.
Доработайте модель укомплектования штатов / спроса, а затем создайте план для покрытия необходимых смен. Расписание как сотрудников фронта и управленческого персонала. Многие предприятия позволяют сотрудникам с наибольшим стажем работы и наилучшими показателями работы выбирать желаемые смены.
Постоянно отслеживать и корректировать графики, основываясь на меняющихся потребностях бизнеса.
подсказки
-
Многие работодатели предлагают стимулы для работников, которые работают в менее желательные смены, выплачиваются в пределах почасовой оплаты или в качестве бонуса.
Поскольку объем работы колеблется, обычно назначают достаточное количество сотрудников для работы в наиболее загруженные или пиковые часы в течение конкретной смены, а затем используют менее загруженное время для обучения или перерывов.
Предупреждение
Хотя постоянно меняющиеся смены и графики могут соответствовать потребностям вашего бизнеса, слишком большое количество изменений может негативно повлиять на моральный дух сотрудников. Большинство сотрудников предпочитают согласованные графики.
