При написании делового письма использование строки «Внимание» может помочь направить вашу переписку нужному получателю. Использование строки «Внимание» целесообразно, если вы отправляете письмо всему отделу, или если у вас есть название, но нет имени человека, которому необходимо получить письмо. Если у вас есть имя конкретного человека, вам не нужно использовать строку «Внимание».
Использование строки «Внимание» в деловом письме
Начните свое деловое письмо, набрав свой собственный адрес. Пропустите строку и введите дату. Пропустить другую строку.
Введите общий адрес компании, которой вы отправляете письмо. Это известно как внутренний адрес.
Пропустите строку и введите строку «Внимание». Вы можете использовать все заглавные буквы или сочетание прописных и строчных букв. Желательно записывать «Внимание», а не сокращать его как «ATTN» или «Attn». Укажите название отдела, с которым вы хотите связаться. Если вы связываетесь с конкретным лицом, нет необходимости использовать линию «Внимание». Вместо этого используйте имя этого человека в качестве первой строки внутреннего адреса. Существуют разные мнения о том, стоит ли использовать двоеточие после «Внимание», но в своей книге «Основы делового общения» авторы Мэри Эллен Гуффи и Ричард Альмонте говорят, что двоеточие необязательно.
Вот два примера того, как может выглядеть строка «Внимание»:
ВНИМАНИЕ МЕНЕДЖЕР ЛЮДСКИХ РЕСУРСОВ
или же
Внимание: менеджер по персоналу
Пропустите строку и введите приветствие, а затем тело письма.
Использование строки «Внимание» на почтовой этикетке или конверте
Введите или напишите строку «Внимание» в первую очередь. Хотя он отличается от формата внутреннего адреса делового письма, этот формат предпочитает Почтовая служба США.
После этого укажите полный адрес компании, которой вы направляете корреспонденцию. Не забудьте указать номера апартаментов или этажа, если вы их знаете, а также адрес улицы, город, штат и почтовый индекс.
Проверьте правильность адреса перед отправкой письма.
подсказки
-
Некоторые стилисты считают, что строка «Внимание» в деловом письме никогда не нужна. В общем, используйте его только тогда, когда вы считаете, что ваша корреспонденция может столкнуться с трудностями при поиске предполагаемого получателя.
