Люди ведут занятую жизнь и не всегда помнят, когда им нужно что-то делать. Рассылка писем с напоминанием о крайнем сроке может быть просто профессиональной любезностью или частью вашей системы учетных записей. Тон этих писем зависит от причины, по которой вы отправляете напоминание. Например, вы будете использовать поддерживающий тон, если будете напоминать занятым родителям о крайнем сроке регистрации в летний лагерь. Деловое письмо с угрозой судебного иска, если счет не оплачен, требует другого подхода. Эффективные письма-напоминания отправляются задолго до крайнего срока, чтобы дать получателю время действовать.
Напишите письмо с разговорным тоном, если письмо подразумевает дружеское напоминание. Для дружеского письма используйте первый абзац, чтобы начать письмо беззаботно, например, сделать наблюдение о том, как быстро подходит к концу весна, а это означает, что приближается крайний срок для регистрации в летнем лагере. Чтобы получить строгое деловое письмо, немедленно приступайте к делу, указав, почему вы пишете и почему получатель должен ответить на письмо.
Начните второй абзац, четко указав крайний срок. Дайте четкую, конкретную информацию о крайнем сроке, например, среда, 7 декабря, в 17:00. ET. Время не является обязательным, но полезно в определенных случаях.
Предоставьте четкие инструкции о том, как уложиться в срок. Возможности, в том числе отправка платежа таким образом, чтобы он был получен в установленный срок или ранее, или регистрация в Интернете для получения функции до указанного срока. Перечислите другую соответствующую информацию, такую как сумма платежа или другая информация, необходимая для выполнения задачи.
Сообщите получателю о последствиях пропуска срока. Например, отметьте, что люди, регистрирующиеся после крайнего срока, будут платить более высокую плату или что нет никаких условий для поздней регистрации.
Завершите бесплатное закрытие, такое как «С наилучшими пожеланиями» или «Искренне ваш».
