Письма с напоминанием полезны при обращении к клиентам, которые, возможно, забыли оплатить счет, а также при обращении к людям, чтобы напомнить им о встрече или событии. Тем клиентам, которые часто используют электронную почту, вы можете отправить электронное письмо с напоминанием, что является очень удобным способом быстрого доступа к ним. Письма онлайн требуют детального внимания к каждому слову, чтобы ваше письмо не звучало агрессивно или грубо, а правильная грамматика обязательна.
Проверьте достоверность информации, о которой вы хотите напомнить человеку. Отправка напоминания о сборе с неточной информацией может сбить с толку и, возможно, разозлить клиента. Напоминания о встречах и мероприятиях также должны содержать точную информацию, чтобы гарантировать, что люди будут назначать встречу или посещать это мероприятие по запросу.
Подтвердите возможность того, что ваша информация неверна или клиент уже отправил платеж. Заявление о том, что вы можете видеть только свои собственные записи и что у вас нет другой информации, к которой вы можете обратиться, может помочь человеку, читающему письмо, понять вашу цель с вашей точки зрения. Подтверждение того, что сторона недавно отправила платеж, и этот платеж не отражен в письме, обуздает гневный ответ получателя письма-напоминания.
Будьте вежливы и относитесь к клиенту так, как вы хотели бы, чтобы обращались с вами, если вам отправили письмо-напоминание. Наблюдения, просчеты и смягчающие обстоятельства случаются в жизни каждого. Чрезмерно грубые или неуважительные комментарии в письме с финансовым напоминанием не помогут получить деньги от человека, которому вы отправляете письмо. Вместо этого держите письмо точным и обсуждайте только особенности счета вежливо - избегая грубых или обидных замечаний.
При отправке письма с напоминанием о платеже укажите оригинальную платежную информацию. Многие клиенты просят просмотреть исходный счет, если они забыли, для чего предназначен этот аккаунт. Чтобы сэкономить время, включите оригинал биллинга в письмо-напоминание клиенту. При отправке письма-напоминания по электронной почте исходная платежная информация может быть ссылкой на учетную запись клиента в Интернете.
Запросить ответ. Запрос ответа от клиента может включать запрос на перевод платежа, ответный телефонный звонок, ответ по электронной почте или заполнение правильной контактной информации и возврат ее вам. Прося ответ от клиента, вежливым способом, вы более склонны открывать клиента для обсуждения счета и получения оплаты от клиента.
Предоставьте контактную информацию, чтобы связаться с вами. Убедитесь, что у вас есть все ваши контактные данные в электронном письме с напоминанием. Физический адрес или почтовый адрес может быть недостаточно; укажите адрес электронной почты, веб-сайт, номер телефона и факса, чтобы клиент мог связаться с вами как можно чаще.
